Настройка Битрикс24 с нуля для поставщика насосного оборудования

О компании

Группа Флюидбизнес – организация, специализирующаяся на гидравлике и технологическом оснащении для промышленных процессов. Основная сфера деятельности – подбор, поставка и обслуживание различного импортного насосного оборудования. Основана в 2006 году.

Количество офисов: 4 офиса на территории РФ. Центральный офис – в Москве
Тип лицензии Битрикс24: Облачный тариф Профессиональный

С компанией Флюидбизнес мы сотрудничаем с марта 2021 года. Лицензия облачного Битрикс24 с максимальным набором возможностей была приобретена через нашу компанию. Далее от специалистов «ПУСК» требовалась базовая настройка системы и автоматизация. В первую очередь мы провели бриф с куратором проекта Флюидбизнес и составили ТЗ, обозначив ряд потребностей и задач:

1. Создание структуры компании
2. Создание направлений «Продажи» и «Поставка»
3. Создание пользовательских полей
4. Настройка карточек Сделок, Компаний и Контактов
5. Настройка прав CRM
6. Приглашение сотрудников на портал и распределение по структуре
7. Бизнес-процессы на Согласование (в количестве 4 штук)
8. Бизнес-процесс на создание структуры папок
9. Бизнес-процесс на контроль доступа к сделке
10. Создание базы данных оборудования
11. Обучение

В данном кейсе рассмотрим выполненные задачи и расскажем о результатах работы с Флюидбизнес.

Базовые настройки Битрикс24

Первый этап настроек портала для Флюидбизнес – базовые работы. В состав базовых работ стандартно входит штатная настройка Битрикс24 «под себя». В рамках данного этапа мы успешно выполнили 6 задач:

1. Создание структуры компании. Согласно предоставленной куратором Флюидбизнес схеме наши специалисты создали трехуровневую иерархию организации:



2. Создание направлений продаж. Для комфортной работы менеджеров в CRM-системе мы создали и настроили два направления: Продажи и Поставка. Для каждого из этих направлений мы настроили стадии обработки сделок, включая успешные и неуспешные:



3. Настройка карточек сущностей. Карточка сущности CRM – это хранилище всей информации по Сделке, Контакту и Компании. Мы настроили представление этих карточек, чтобы хранящиеся и пополняемые данные были структурированы корректно.
4. Создание пользовательских полей. После базовой настройки карточек мы добавили недостающие дополнительные поля, необходимые для полноценного ведения клиентов и соответствующие специфике бизнеса:



5. Настройка прав CRM. Для ограничения доступа сотрудников к некоторым разделам CRM мы отредактировали права, назначив для каждого отдела свою роль:
   

   

6. Приглашение сотрудников на портал и распределение по структуре. Финальный этап базовых настроек Битрикс24 – приглашение сотрудников на портал.

Вероятность недопонимания при работе с любой сложной системой велика. Чтобы менеджеры Флюидбизнес избежали трудностей в работе с Битрикс, мы провели необходимые штатные настройки. Теперь Битрикс24 оптимален для нужд организации и при этом соответствует всем условиям, включая требования об обеспечении конфиденциальности информации, хранящейся в CRM-системе.

Автоматизация

Следующий этап настроек портала для Флюидбизнес – автоматизация. В рамках данного этапа мы:

• Разработали и отладили 6 бизнес-процессов, упрощающих обработку документов и автоматизирующих рутинные действия менеджеров:



• Создали универсальный список База данных оборудования, основная цель которого – инвентаризация всего оснащения, принадлежащего компании.

Автоматизация является важной частью настройки Битрикс24. Обработка клиентских заявок состоит из большого количества рутинных операций, среди которых планирование встреч и звонков, работа с документами (акты, счета, накладные), письмами и email-рассылками, постановка задач и контроль их своевременного выполнения. 

Настройка гибкой логики обработки счетов, актов и договоров с помощью бизнес-процессов ускорит выполнение повседневных операций в несколько раз, а обработка исходящей корреспонденции роботами упростит работу менеджеров.

Обучение

Обучение сотрудников работе в CRM – неотъемлемая часть качественного внедрения системы.

В рамках заключительных работ по настройке портала мы провели обучение с сотрудниками Флюидбизнес. Наши специалисты в ходе видеозвонка продемонстрировали тонкости и нюансы работы с системой.

Мы разобрали основные темы и ответили на интересующие сотрудников вопросы. Подобный подход к обучению позволяет снизить риски отказа от работы с Битрикс24 в дальнейшем.

Преимущества от внедрения

Благодаря реализованным задачам работать в Битрикс24 для сотрудников Флюидбизнес стало проще. Во многом упрощению работы в системе поспособствовала настройка портала «под себя» и автоматизация.

На данный момент основные инструменты Битрикс, а также автоматизация (в частности процесса документооборота) успешно применяются менеджерами организации Флюидбизнес.

Считаете, что ваши задачи не под силу решить никому? Мы докажем вам, что это не так! Звоните по телефону +7 (495) 118-39-18  или оставьте заявку на бесплатную консультацию. Наши специалисты готовы обсудить с вами даже самые сложные задачи!