Прогрев лидов в Битрикс24 для дистрибьютора в области САПР

О компании

АО «СИЭСДИ» (далее CSD) — дистрибьютор в области систем автоматизированного проектирования (САПР) и программных решений по мониторингу строительства и эксплуатации объектов различных сфер деятельности.

Количество офисов: 1 офис в г. Москве
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия

Первоначально клиент обратился в компанию ПУСК за установкой коробочной версии Битрикс24. Однако впоследствии появилась необходимость внедрить на базе CRM систему прогрева холодных лидов.

После трехсторонней встречи мы выявили потребности клиента и выделили ряд следующих задач:

1. Разворот коробочной версии Битрикс24: боевой и тестовый портал
2. Настройка CRM: воронки и карточки Лидов
3. Автоматизация CRM: настройка роботов
4. Доработки: скоринг лидов, проверка на существование лида в системе, перевод в статус при попадании email в черный список
5. Обучение: CRM-Маркетинг и Демонстрация возможностей блока «Роботы»

В данном кейсе кратко рассмотрим реализованные настройки и доработки для компании CSD.

Начало работы

Наша работа на портале CSD началась с инфраструктурных настроек. Специалисты компании ПУСК реализовали следующую трёхзвенную структуру:

1. Боевой портал (на сервере клиента)
2. Тестовый портал (на сервере клиента)
3. Тестовый портал (на сервере интегратора ПУСК)

Тестовый портал на сервере клиента нужен для проверки доработок со стороны заказчика. Пока идёт проверка, наши разработчики продолжают работать над новыми задачами на тестовом портале ПУСК, не переживая за случайное удаление старых правок. Подобная структура позволяет проверять доработки и обновления без угрозы для данных, хранящихся на действующем (боевом) портале клиента. 

Настройка CRM

Второй этап внедрения корпоративного портала — настройка CRM. Данный этап мы разделили на два шага:

• Настройка воронки Лидов
• Настройка карточки Лида

Мы внесли правки в стандартные стадии воронки Лидов, чтобы менеджеры могли быстро прорабатывать новые заявки, квалифицировать их и конвертировать в сделки.

Далее мы настроили отображение полей в карточке Лида: убрали неиспользуемые стандартные поля и добавили пользовательские, которые можно наполнить важной для менеджеров информацией.

Пользовательскому полю Интерес мы присвоили специальный символьный код через панель администрирования — это необходимо для последующих доработок и позволяет разработать блок для бизнес-процесса.

Автоматизация CRM

Следующий этап настройки портала — автоматизация, заключающаяся в подключении роботов и бизнес-процессов. Требовалось автоматизировать прогрев лидов с помощью рассылки писем по воронке.

Используя нотацию BPMN, мы разработали схему со всеми ключевыми моментами будущего бизнес-процесса:

Далее, согласовав схему с куратором компании CSD, мы реализовали бизнес-процесс по прогреву для воронки Лидов:

Автоматический прогрев потенциальных клиентов позволяет:

• Поддерживать связь с покупателем без лишних затрат времени и средств
• Познакомить заказчика с товаром, услугами и скидками компании
• Стимулировать к совершению покупки
• Узнать о заинтересованности потенциального клиента в каком-либо товаре или услуге

Доработки

После настройки автоматизации мы приступили к наиболее сложной части внедрения Битрикс24 — доработке штатной функциональности.

Данный этап настройки корпоративного портала мы разбили на три этапа — по одному для каждой доработки:

1. Скоринг лидов

Данная функциональность необходима менеджерам CSD для отслеживания кликов клиентов в отправляемых письмах. По итогам скоринга в соответствующее пользовательское поле автоматически прибавляются баллы.

Мы реализовали требующийся бизнес-процесс. Теперь, если лид-получатель письма кликнет на отслеживаемую ссылку, поле Скоринг в карточке этого лида увеличивается на 50 баллов. Это поле нужно для приоритизации клиентов по определённым признакам. Чем больше баллов — тем важнее лид и, следовательно, скорость его обработки.

2. Проверка существования лида в системе

В рамках данной доработки мы создали бизнес-процесс, проверяющий наличие лида в системе. 

На вход бизнес-процесса подаются три поля:

• e-mail
• интерес
• статус Лида

На выходе мы получаем массив ID найденных Лидов. Это удобно для фильтрации и сортировки заявок-дубликатов.

3. Перевод лида в статус Отказ при попадании его e-mail в Черный список

В рамках данной задачи мы разработали агент, который, с периодичностью в 1 час, проходится по Черному списку в блоке CRM-Маркетинг. В данном списке хранятся email-адреса всех отписавшихся от рассылки пользователей.

Созданный нами агент ищет email отписавшегося клиента среди всех Лидов и переводит его в статус Отказ с причиной. При этом в карточке подобного лида автоматически заполняется поле Причина отказа (Отписка от рассылки).

Данная автоматизация позволяет отсортировать нецелевые заявки без вмешательства менеджера, что упрощает процесс обработки большого количества лидов на 52%.

Обучение

Для повышения эффективности пользования Битрикс24 мы провели обучение для сотрудников CSD по следующим блокам:

1. CRM-Маркетинг — демонстрация возможностей модуля CRM-Маркетинг для осуществления и анализа рассылок средствами Битрикс24
2. Автоматизация CRM — демонстрация возможностей блока Роботы для внесения дальнейших изменений в настроенные бизнес-процессы

Обучение — важный заключительный этап внедрения Битрикс24, ведь даже продвинутому пользователю ПК тяжело освоиться в новой системе. 

Благодаря проведенному нашими специалистами обучению сотрудники CSD приступили к работе в кратчайшие сроки.

Результаты внедрения

Мы выполнили все поставленные задачи и провели настройки, благодаря которым Битрикс24 в компании CSD повысила:

• эффективность целевых маркетинговых коммуникаций
  
• уровень удовлетворенности и удержания клиентов
  
• общую эффективность
  
• прибыльность, за счет доработки Скоринг лидов и сосредоточения внимания на приоритетных лидах

После внедрения корпоративного портала сотрудники CSD обрабатывают лиды и сделки, хранят заказы, создают рассылки и отвечают на письма клиентов, не покидая систему Битрикс24. В распоряжении менеджеров дистрибьютора САПР удобная и прозрачная система работы с задачами, а также инструменты автоматизации существенно ускоряющие работу пользователей портала.

Хотите автоматизировать обработку лидов, но не знаете, с чего начать? Оставьте заявку в форме ниже для получения бесплатной консультации или просто позвоните по номеру +7 (495) 118-39-18.