По окончании рабочего дня вы замечаете, что больше 50% дел из запланированного списка просрочены и не закрыты?
Рабочий день длится 8 часов, казалось бы, уйма времени, чтобы завершить все дела. Что же могло повлиять на вашу продуктивность?
Зубова Милена — менеджер по подбору и обучению персонала компании ПУСК
Для меня одни из самых приоритетных навыков — поддержание рабочего настроя и удержание фокуса внимания на важных задачах
Существует более тысячи мелких дел и внешних факторов, которые смогут выбить вас из колеи, несмотря на изначально боевой настрой. К счастью, это поправимо.
В данной статье рассмотрим самые распространенные отвлекающие факторы и подскажем, как с ними справиться.
Однако прежде чем претворять наши советы в жизнь, запомните: даже у продуктивных людей бывают плохие дни.
Всегда будут подъемы и спады в рабочих процессах!
Что это значит? Ответ прост: проявите к себе немного милосердия. Сконцентрируйтесь на результате — повышении уровня продуктивности, — а не на том, как работать круглосуточно и на износ.
Проблема №1: Вас постоянно отвлекают
Первый фактор, который работает против вас: постоянное переключение внимания. Это могут быть чересчур громкие строительные работы в офисе по соседству или менее раздражающие, но не менее значимые помехи:
- телефон разрывается от сообщений
- YouTube прислал уведомление о новом интересном видеоролике
- на электронную почту пришло новое письмо
- коллеги постоянно подходят по рабочим (и не совсем) вопросам
Вы даже не замечаете, в какой именно момент концентрация уже потеряна, но именно постоянные отвлечения и прерывания в первую очередь мешают продуктивности.
Отвлекающие факторы можно разделить на две категории:
- Контролируемые — факторы, которые вы в состоянии исправить. Пример: уведомления с телефона или компьютера, которые можно отключить
- Навязанные окружающей средой — факторы, которые вы не в состоянии контролировать. Пример: громкий лай собак за окном
Постоянное перенаправление внимания отнимает время, которое вы могли бы посвятить важным задачам, запланированным на текущий день. Причем сюда входит время, необходимое для возврата к работе (в среднем, на это может уйти до 20 минут!).
Как с этим бороться?
К сожалению, можно только уменьшить количество прерываний, поскольку полностью устранить их невозможно.
Для приглушения контролируемых отвлекающих факторов примите следующие меры:
- отключение уведомлений
- отключение звука на телефоне
- отключение звука на сайте
В Битрикс24 также доступен беззвучный режим работы. Для этого достаточно временно отключить всплывающие уведомления. Просто поставьте статус Не беспокоить во вкладке Чат и Звонки. Все уведомления при этом будут приходить без звукового сопровождения.
Десктоп-приложение Битрикс24 осуществляет поддержку «Режимов тишины» и для операционных систем:
- Не беспокоить для macOS
- Фокусировка внимания для Windows
Включить «Режим тишины» можно в настройках системы.
С отвлечениями, навязанными окружающей средой, все сложнее. Можно выделить несколько следующих способов самоизолирования:
- Подавление посторонних шумов при помощи беруш или звукопоглощающих наушников
- Смена обстановки на более комфортную (если это возможно)
Проблема №2: Вы пытаетесь выполнить много дел одновременно
Одно из самых больших заблуждений, с которым сталкивается минимум 40% офисных работников: «Многозадачность — это круто!». На самом деле все с точностью до наоборот. Многозадачность — главный враг успеха на работе.
Человеческий мозг не способен работать в режиме многозадачности
Вам может казаться, что вы успешно выполняете одновременно целых три задачи, однако мозг в этом время просто обрабатывает отдельные действия, быстро переключаясь с одного дела на другое.
Необходимость постоянного переключения между задачами имеет тяжелые последствия не только для способности доводить дела до конца. Согласно последним исследованиям, это может привести к падению производительности на 40% и снижению общего показателя интеллекта на 15 баллов.
Как с этим бороться?
Избежать многозадачности легко в теории, но сложно на практике.
Для начала попробуйте следующее упражнение: проговорите вслух ту задачу, над которой вы собираетесь работать. Данный метод речевого воздействия называется самопроговариванием. Исследования за 2011 год показали, что этот способ может положительно повлиять на ход вашей работы.
Помимо этого мы рекомендуем выбрать от трёх до девяти (но не более!) задач, которые требуется выполнить за один день. Почему не больше девяти? Это связано с закономерностью, обнаруженной американским учёным-психологом Джорджем Миллером под названием «Магическое число семь плюс-минус два».
Сосредоточьтесь на задачах, который на текущий момент наиболее важны. В Битрикс24 удобно использовать для этих целей Мой план или Сроки в разделе Задачи и Проекты:
Проблема №3: Вы… устали
Третий фактор, о котором пойдет речь в нашей статье: усталость, близкая к выгоранию. «Симптомы» подобного состояния известны, вероятно, каждому из нас:
- отсутствие вдохновения или мотивации
- отсутствие желания вставать утром на работу
- «зависание» над кружкой кофе или мигающим курсором
Не корите себя. Дело не в лени — вам просто нужен отдых.
По данным Национального института здоровья, в среднем взрослый человек спит менее семи часов каждую ночь. При этом большинству людей требуется от семи до девяти часов, чтобы функционировать в полную силу.
Недостаток полноценного отдыха существенно отразится на продуктивности рабочего дня. Плохая концентрация, проблемы с кратковременной памятью и неспособность принимать решения — все это симптомы усталости.
Как с этим бороться?
Очевидный совет: перестройте свой график таким образом, чтобы в нем оставалось время на сон. Только тогда каждый рабочий день вы будете встречать сосредоточенным и полным сил.
Чувствуете усталость? Позвольте себе сделать небольшой перерыв, чтобы восстановить силы.
Для этого подойдет прогулка на свежем воздухе или небольшая физическая активность (если у вас сидячая офисная работа).
Мы в компании ПУСК ежедневно делаем разминку: планку или зарядку. В офис специально были приобретены коврики для йоги и тренажеры.
Проблема №4: Вы — перфекционист
Перфекционизм — это неоправданное, доведенное до крайности желание получить идеальный, совершенный результат в работе.
Перфекционизм не только приводит к тому, что вы не начинаете задачу, потому что «Если она не будет выполнена идеально, то зачем начинать?», но и в конечном итоге приводит к тому, что вы не можете задачу завершить, потому что «Если она не выполнена идеально, я буду продолжать бесконечно вносить правки».
Желание делать работу безупречно — это прекрасно! Плохо, когда это мешает вашей продуктивности.
Как с этим бороться?
Значит ли это, что нужно снизить планку и делать всё тяп-ляп? Определенно нет. Но стратегию стоит сменить.
Не нужно стремиться к совершенству, нужно стремиться к прогрессу. Иногда лучше сделать неидеально, чем не сделать совсем
Для любой задачи или проекта установите крайние сроки (так называемые дедлайны). По истечении выделенного на задачу времени она должна быть выполнена.
В Битрикс24 крайний срок устанавливается индивидуально для каждой задачи:
Подобный подход соответствует принципам SMART, который мы рассматривали в нашей статье.
Итоги
Мы разобрали лишь несколько стратегий, которые помогут вам и вашим коллегам повысить продуктивность. Разумеется, это не волшебная таблетка от усталости, выгорания или излишней скрупулезности. Однако вышеописанные способы успешно применяются на протяжении вот уже нескольких лет не только в России, но и по всему миру.
Готовы повысить продуктивность и сосредоточиться на самых важных задачах? Оставьте заявку на экспресс-внедрение Битрикс24!
Специалисты компании ПУСК помогут:
- Настроить систему в краткие сроки и по доступным ценам
- Обучить ваших сотрудников всем нюансам работы с CRM
- Вдохнуть в ваш бизнес новые силы
