После пережитой внеплановой дистанционки мы иначе смотрим на рабочие процессы. Удаленная работа, как и любая другая, требует постоянной координации и общих плановых, и внеплановых обсуждений. Проводить рабочие встречи и совещания, сидя дома, непривычно и, кажется, не слишком удобно.
Нашей компании, как и большинству других, этой весной также пришлось осваивать новый формат общения, работы и проведения совещаний дистанционно. Команда ПУСК быстро адаптировалась к изменившимся условиям и грамотно настроила рабочие процессы так, что большинство сотрудников решило остаться на домашнем режиме даже после введенных послаблений.
Расскажем, каких правил мы придерживаемся при проведении дистанционных собраний, и как нам в этом помогает Битрикс24.
Корпоративный портал – это многофункциональная платформа для организации работы компании. На портале мы общаемся с помощью встроенного инструмента чатов, планируем мероприятия в календаре и работаем с поставленными задачами. При использовании любого рабочего инструмента необходимо выделять и соблюдать правила, которые систематизируют и дисциплинируют общение в команде.
Мы собрали 10 простых пунктов. Придерживаясь их, вы сможете наладить процесс регулярных встреч и планёрок.
1. Календарь
Это любой удобный планировщик, в котором можно бронировать время и дату совместных мероприятий для всей команды. Мы используем штатный инструмент Битрикс24. В календаре назначаем событие с учетом того, кто и в какое время занят.
2. Администратор
Любого участника мероприятия можно назначить администратором встречи. Это ответственный, который заведет события в календаре, соберет участников и резюмирует договоренности по итогу собрания.
3. Регулярность
В одно и то же время установите регулярные собрания. По максимуму исключите собрания а-ля: «а давайте соберемся» или «давно не общались». Например, в нашей компании есть как ежедневные производственные планерки, еженедельные общие встречи, так и дополнительные регулярные совещания с руководителями. Чтобы не частить со сборами по каждому отдельному вопросу, к мероприятию мы составляем повестки.
4. Повестка обсуждения
Обязательно составьте пункты, которые планируете обсудить. Повестка должна быть всегда! Так до начала мероприятия участники успеют подготовиться и предварительно обсудить запланированные вопросы, а организатор сможет придерживаться плана встречи.
5. Дисциплина
Отключитесь от внешнего мира на время планёрки. Онлайн-формат мероприятия предполагает некоторую анонимность действий участников. Иногда случается ситуация вроде «сейчас, быстренько посмотрю эту задачу, пока не я говорю», а в итоге выпадаешь из всего обсуждения. Главное правило – никаких параллельных работ во время совещания.
6. Тайминг
Соблюдайте установленные временные рамки совещания:
- планируйте время протяженности встречи;
- уменьшайте разговоры не по теме;
- если отстаете от графика – ускорьтесь либо перенесите вопросы на следующую повестку.
Если на собрание предварительно запланировано 60 минут, значит и закончить необходимо ровно в поставленное время.
7. Фиксация договоренностей
В завершение совещания обязательно зафиксируйте резюме встречи. Итоги оформляет закрепленный за встречей администратор (пункт 2 нашего регламента). Не составленная либо неправильная запись договоренностей превращает ваши совещания в пустые разговоры и бесполезную трату времени. За каждым пунктом закрепляем ответственного, как на скриншоте ниже.
8. Контроль
Контролируем выполнение работы. Процесс можно сравнить с проверкой домашнего задания в школе. Это дополнительная мера для повышения полезной эффективности вашего обсуждения. Перед началом следующего собрания организатор проверяет выполнение ранее зафиксированных задач.
9. Без лишних слушателей
Для обсуждения вопросов приглашайте на совещание только тех участников, которые смогут помочь с решением. Никаких «вольных слушателей». Берегите рабочее время своих сотрудников.
10. Регламент
Если вы собрали планёрку ради планёрки, соскучились и решили просто поговорить — можете забыть всё, о чем мы рассказали выше. Для достижения видимых результатов и организации внутрикорпоративной культуры общения в вашей компании необходимо соблюдать все пункты регламента. Все наши мероприятия заведены в календарь и более 80% планерок мы проводим в одно и то же время, с администратором, контролем, таймингом и понятной повесткой встречи.
Чтобы работа была построена максимально продуктивно, а команда понимала, куда двигаться дальше без потери производительности:
- Используйте современные инструменты.
- Заведите четкий распорядок для общения внутри команды.
Наши правила помогут сократить время совещаний и сделать их более продуктивными.
За помощью с настройками системы Битрикс24 и адаптацией встроенных инструментов обращайтесь по контактам нашей компании. Подберем для вас оптимальный сценарий работы.
