Матрица Эйзенхауэра — это метод в тайм-менеджменте, разработанный бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Этот способ ведения дел подойдет тем, у кого много задач, но сложно с определением их приоритетности.

Также рекомендуем разобрать список дел с помощью матрицы в случае, если хочется понять, как при большом потоке выполнения задач оставаться в фокусе и достигать результатов.

Обзор алгоритма

Техника Эйзенхауэра по распределению дел проста в использовании. Для начала составьте список задач, который может одновременно включать в себя и личные, и рабочие процессы. Затем пройдитесь по списку и ответьте на два вопроса:

• Дело важное? Да/Нет
• Дело срочное? Да/Нет

Далее, в зависимости от ответов, распределите задачи по четырем блокам:

1. Срочно и Важно
2. Не срочно и Важно
3. Срочно и Неважно
4. Не срочно и Неважно

Графически это выглядит следующим образом:

После распределения задач оцените ситуацию — как правило, начинают с того квадрата, где больше всего дел, а затем двигаются по другим блокам. Следите, чтобы в каждой клетке матрицы не скапливалось больше восьми пунктов, а при желании внести новую задачу вначале завершите одну из уже записанных.

Квадрат Срочно и Важно

В целом, в первый квадрат отправляют дела, которые, в случае их невыполнения, приведут к негативным последствиям. Чаще всего в Срочных и Важных делах оказываются:

• задачи, от которых зависит выполнение срочной цели
• вопросы, касающиеся здоровья
• форс-мажоры

Если в первом квадрате больше половины всех ваших текущих задач, это повод задуматься — возможно, вам нужно пересмотреть распорядок дня, больше делегировать и ставить краткие сроки (дедлайны). А если вся ваша энергия уходит только на тушение пожаров, то это может привести к эмоциональному выгоранию. Чтобы это предотвратить, сместите акцент на следующую категорию дел.

Квадрат Не срочно и Важно

Во второй квадрат обычно попадают задачи, которые называют «стратегическими», например:

• изучение нового курса
• тренировка в спортивном зале
• обучение языку программирования

Это все то, что делает нас счастливее и совпадает с высшими ценностями, но не требует спешки. Просто выполняйте эти задачи время от времени, занятия будут давать результаты, и в дальнейшем у вас будет снижаться уровень стресса.

Квадрат Срочно и Неважно

В третий квадрат попадают рутинные дела, которые имеют последствия, но не являются ценными, например, разбор почты.

Выполнение этих дел еще называют занятостью, но подобные действия не обогащают нашу жизнь новыми знаниями и целями. Чтобы избежать стресса и выгорания, рекомендуем делегировать дела другим, чаще говорить нет, либо приступать к рутине после задач из первых двух квадратов.

Квадрат Не срочно и Неважно

В четвертом квадрате оказываются дела, которые не имеют никакой ценности, но при этом являются самыми любимыми. Еще их называют убийцами времени, к ним относят:

• просмотр фильмов и сериалов
• пролистывание ленты в социальных сетях
• игры на телефоне

На эти задачи уходят часы, а полезности в перспективе от них нет. Иногда прокрастинация помогает нам отвлечься от повседневных дел — важно соблюдать баланс между работой и личной жизнью.

Но, как показывают исследования ученых, работники, которые вместо просмотра кино вечером занимались йогой или помогали близким, к концу недели становились менее тревожными и более эффективными.

Чтобы избежать ухода от реальности и накопления стресса, замеряйте время, уходящее на те или иные активности. Это поможет обозначить ваших убийц времени и начать их ограничивать.

Стратегии использования метода

Стратегий исполнения метода всего несколько, при их выборе исходите из своего стиля жизни.

1. Вначале решите задачи по вертикали срочности (Срочные и Важные, Срочные и Неважные), а потом — важности (Не срочные и Важные, Не срочные и Неважные). Если есть дела с одинаковыми дедлайнами, рассортируйте их внутри квадрата по приоритетам, например, пометьте галочкой.
2. Начните с Не срочных и Важных задач. Как правило, они запланированы в расписании. После этого беритесь за дела из квадрата Срочные и Важные.
3. Начните со Срочных и Важных задач. Затем переходите к Не срочным и Важным, после этого — к Срочным и Неважным.

С помощью этих стратегий можно улучшить личную продуктивность. Главное, не забывайте про отдых — это тоже ключевая часть работы.

Плюсы и минусы

Для наглядности мы собрали в таблицу все преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра:

Как видно из таблицы, методика отличается легкостью в организации (в качестве инструментов подойдут лист бумаги и ручка), но при этом помогает в разборе ежедневных задач. Если у вас много дел на потоке, и вы не знаете, как распределить силы — матрица в этом поможет.

Методика не подойдет, если у вас мало дел, из-за чего она не является универсальной для всех. Также большинство сил часто уходит на квадраты Срочные и Важные и Срочные и Неважные, тогда как дела из Не срочно и Важно откладываются на потом. От этого вы можете себя чувствовать, как белка в колесе, что приводит к неприятным последствиям.

Отметим, что для правильного распределения задач по секторам нужна тренировка, поэтому в первый раз будет сложно с сортировкой.

Для ведения записей предлагаем воспользоваться Битрикс24 — это отечественный продукт, в котором можно вести как личные заметки, так и заниматься бизнесом. Даже бесплатной версии достаточно для осуществления эффективной работы.

Как реализовать в Битрикс24?

В Битрикс24 на помощь придет инструмент Канбан, который находится во вкладке Задачи и Проекты → Мой план. Создайте четыре колонки, назовите их в соответствии с логикой метода и для наглядности выберите цвет для каждой. Задачи можно быстро создавать прямо в канбане, из сообщений чата либо из комментариев.

Вот как может выглядеть канбан, построенный согласно матрице Эйзенхауэра:

Дела легко перетаскивать из одной стадии в другую, делегировать и закрывать. 

Заключение

Матрица Эйзенхауэра поможет стать более продуктивным, научит расставлять приоритеты, делегировать задачи и уделять время саморазвитию, а Битрикс24 поддержит в этом начинании.

Нужна помощь в настройке портала? Хотите больше узнать об инструменте Канбан? Свяжитесь с нами через форму заявки или позвоните по телефону +7 (495) 118-39-18!

Оставить заявку

Вас также может заинтересовать:

Битрикс24

Обучение Битрикс24

Методология ADKAR