Изменением привычного формата работы — удаленкой, вместо физического присутствия в офисе — в 2024 году не удивить уже никого. Основное внимание собственников бизнеса на текущий момент направлено на безопасное хранение данных; контроль сотрудников, работающих удаленно, а также бесперебойное проведение онлайн-планерок. Организации перешли на платформы и инструменты, которые расширяют возможности виртуальных встреч и упрощают рабочие задачи, одна из которых — подписание документов.
Электронная подпись (далее: ЭП) представляет собой намерение человека подтвердить подлинность документа, контракта или соглашения в цифровом виде. Это своеобразный уход от традиционного метода «ручной» подписи бумаг, позволяющий подписывать и подавать документы независимо от местонахождения сотрудника.
Но как же убедиться, что все сотрудники смогут подписать необходимые документы удаленно, не обращаясь при этом очно в удостоверяющий центр за электронной подписью? Для этого и пригодится Госключ.
Навигация по статье:
- Что такое Госключ
- Как подключить Госключ в Битрикс24
- Преимущества Битрикс24 КЭДО
- Какие кадровые документы можно подписывать с помощью Битрикс24 КЭДО
- Согласие сотрудников на КЭДО
Что такое Госключ?
Официальное приложение Госключ от Министерства цифрового развития РФ позволяет получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи для верифицирования электронных документов. При этом ключ создаётся, хранится и применяется в самом приложении: нет необходимости куда-либо ходить или звонить. С Госключом ваших сотрудников от подписания документа разделяет всего несколько шагов:
- Получение документа, который необходимо подписать с помощью Госключа
- Установка приложения Госключ
- Получение сертификата электронной подписи (для этого нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах)
- Подписание документа
Скачать приложение можно по ссылкам ниже:
Электронная подпись в Госключе равноценна «физической» и соответствует всем требованиям закона.
Как подключить Госключ в Битрикс24?
Подключить Госключ к порталу Битрикс24 можно для пользователей коробочной версии, а также тарифов Профессиональный и Энтерпрайз (и это бесплатно!). Для этого необходимо:
1 шаг: отправка заявки на подключение в Битрикс24
Сделать это должен либо генеральный директор компании, либо уполномоченный сотрудник (также можно обратиться за помощью к Интегратору Битрикс24). Чтобы получить разрешение на отправку документов через Госключ, заполните форму по ссылке и дождитесь одобрения заявки. Как правило, на ее рассмотрение уходит не более семи рабочих дней.
2 шаг: создание доверенности на Госуслугах
Далее генеральный директор компании должен создать доверенность на получение ключа API. Она выдается на того, кто будет получать ключ.
3 шаг: получение API-ключа на Госуслугах для организаций
Ключ создается быстро, поэтому на данном этапе редко возникают затруднения.
4 шаг: добавление API-ключа в Битрикс24
Осталось на портале Битрикс24 подключить Госключ в качестве провайдера для КЭДО. Готово!
Перед отправкой заявки убедитесь, что ваша компания зарегистрирована на Госуслугах!
Почему Битрикс24 КЭДО – это удобно?
Преимущества Битрикс24 КЭДО+Госключ очевидны:
Подписание документа с помощью электронной подписи юридически значимо согласно ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. Федерального закона от 01.07.2011 №169-ФЗ).
Нет необходимости переводить канцелярские товары и бумагу – достаточно нажать одну кнопку в приложении, чтобы подписать электронный документ.
Подключение Госключа к Битрикс24 – а также получение ЭП для сотрудников – не отнимает много времени, однако экономит много ресурсов в дальнейшем. Всего 4 шага отделяют вашу компанию от электронного документооборота.
Нет необходимости регистрировать всех сотрудников в сторонних сервисах по обработке и хранению документов. Битрикс24 — полноценная и безопасная рабочая среда.
Какие кадровые документы можно подписывать с помощью Битрикс24 КЭДО?
Со стороны работодателя (усиленная квалифицированная электронная подпись)*:
- Трудовой договор
- Договор о материальной ответственности
- Ученический договор
- Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- ДС на все вышеперечисленные документы
- Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
- Уведомление об изменении определенными сторонами условий трудового договора
* cогласно ТК РФ – Статья 22.3
Со стороны сотрудника (усиленная неквалифицированная электронная подпись):
- Трудовой договор
- Договор о материальной ответственности
- Ученический договор
- Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- ДС на все вышеперечисленные документы
- Согласие на перевод
- Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
- Ознакомление с уведомлением об изменении определенными сторонами условий трудового договора
* cогласно ТК РФ – Статья 22.3
На данный момент законодательство РФ обязывает подписывать «физически» на бумаге только три документа*:
- Приказ об увольнении работника
- Инструктажи по охране труда
- Акт о несчастном случае на производстве
* при наличии у сотрудника электронной трудовой книжки
Согласие сотрудников на КЭДО
Не забудьте при работе с КЭДО соблюсти основные правила:
- Ознакомить сотрудников с положением о КЭДО.
- Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО (согласно ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ и локальному нормативному акту работодателя).
- Получить от сотрудников согласие о переходе на КЭДО.
- Сохранить документ об ознакомлении с ЛНА (локальные нормативные акты организации), уведомление и согласие сотрудников.
- Выбирать надежную информационную систему для КЭДО (такую как Битрикс24).
Запрашивать согласие у сотрудников — это обязательное требование ТК РФ. Однако получать согласие от сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, не требуется, равно как и у тех, у кого к этому сроку не накоплен трудовой стаж.
Хотите узнать больше о кадровом документообороте в Битрикс24? Позвоните по номеру
