К нам часто приходят компании, которые уже пользуются системой Битрикс24, но им не хватает какого-либо функционала. Например, у заказчика могут быть громадные объемы хранимой информации, а упорядочить и систематизировать их не получается, так как нет инструмента, который бы все объединил. Тогда мы помогаем настроить процессы, чтобы те сохраняли и предоставляли информацию в структурированном виде.
В этот раз к нам обратились с простой, на первый взгляд, задачей — разработать анкету учета сотрудников для отдела кадров. В процессе работы над техзаданием стало понятно, что задача не такая уж простая, и правильнее всего будет реализовать ее с помощью смарт-процесса. К итоговому результату мы пришли в 3 шага, рассказываем.
Шаг 1: Хранилище анкет
Мы систематизировали данные по всем сотрудникам, собрали единую анкету, прописали название полей и запустили смарт-процесс с функцией поиска.
Создание смарт-процесса Анкета
Под него мы завели раздел с названием Анкета, в который собрали всю информацию о сотрудниках: дату рождения, адреса, телефоны, различные справки, увлечения и так далее. Всего получилось более 35 полей с персональными данными.
Настроенный смарт-процесс позволяет выводить все созданные поля в карточке процесса и находить другие списки, связанные по типу данных.
Создание универсальных списков
На этом этапе мы проработали универсальные списки для следующих данных: Иностранный язык, Состав семьи, Работа в других компаниях, Образование, Права, Автомобиль, Нахождение за границей и Награды.
Все эти списки мы связали со смарт-процессом Анкета. Теперь заказчику не надо собирать данные по кусочкам, все они объединены.
Поиск по смарт-процессам
Мы включили функцию поиска в смарт-процессе и добавили фильтры по полям. Кстати, поиск может показывать и другие процессы, связанные с Анкетой по типу данных.
Шаг 2: Анкета для заполнения
Чтобы заполнение карточек сотрудников было удобным, мы добавили функцию всплывающих окон, а также исключили возможность повторения сущностей. Другими словами, завести две карточки на одно и то же имя система попросту не даст.
Всплывающее окно при создании элемента списка
Чтобы не использовать другие вкладки в браузере, мы добавили возможность создания элементов списка через всплывающее окно (PopUP). После того, как элемент заполнен, сотрудник автоматически возвращается на страницу Анкеты.
Бизнес-процесс на добавление языка
Здесь мы проработали возможность заполнения поля Иностранный язык на случай, когда какой-то язык отсутствует в выдаче.
Если сотрудник не нашел нужного названия, он может внести данные сам. Причем новый язык сохранится в базе данных не только для поля Иностранные языки, но и в универсальном списке Языки.
Запрет дублей
Во-первых, в самом смарт-процессе Анкета мы запретили редактировать поле Сотрудник.
Во-вторых, чтобы анкеты не дублировались, а вся информация о сотрудниках была собрана в одном-единственном месте, мы включили функцию проверки данных, которая ищет совпадения в базе. Если имя какого-то сотрудника уже участвует в других элементах смарт-процесса, появится уведомление, которое запрещает создание нового элемента.
Таким образом, мы исключили возможность создавать дублирующие сущности по полю Сотрудник.
Шаг 3: Экспорт
На случай, когда сотруднику отдела кадров потребуется выгрузить какие-либо данные из системы, мы настроили удобный функционал, который может работать сразу со многими анкетами.
Экспорт анкеты в PDF
Мы добавили возможность экспорта данных из карточки смарт-процесса Анкета и связанных процессов в pdf-файл. Данные в файле также систематизируются в удобную анкету, а все вложения сохраняются.
Экспорт множества анкет в XLSX
Если HR-менеджеру потребуется экспортировать сразу несколько анкет, отфильтрованных по типу данных, система объединит их в архив со структурой Anketa.xlsx и сохранит данные на диске, включая вложения. Сработают уведомления: в начале процесса — о его возможной продолжительности, в конце — об удачном завершении.
Что в итоге?
Сотрудники отдела кадров получили удобный инструмент для сбора информации о коллегах. Теперь все данные хранятся в одном месте, исключена возможность дублирования сущностей, добавлена возможность экспорта данных во множественном количестве. Уверены, это сделало работу с данными для HR намного проще и комфортнее.
Нужна помощь с автоматизацией процессов в Битрикс24? Звоните по номеру +7 (495) 118-39-18 или закажите обратный звонок.
