К нам обратился крупный клиент из IT-сферы, компания которого до этого 10 лет работала в системе Мегаплан. С нашей стороны нужно было организовать миграцию данных и сущностей из одной CRM в другую, сохранив все необходимые связи. Кроме переноса данных мы также провели автоматизацию и кастомизацию системы. О главных доработках расскажем в этой статье.
Как мы решили задачу по переезду
После приобретения и разворота коробочной лицензии Битрикс24 на сервере клиента мы приступили к выгрузке данных из Мегаплана. Предварительно согласовали с заказчиком, какие данные нужно перенести и какие связи сохранить.
Миграция данных была организована в 5 этапов:
-
Мы подготовили схему переноса данных.
-
Экспортировали данные из системы Мегаплан.
-
Подготовили и отредактировали данные для импорта.
-
Импортировали данные в Битрикс24.
-
Проверили корректность переноса.
При импорте было важно соблюсти несколько моментов.
Во-первых, в Мегаплане есть особенность в выставлении счетов, которая неудобна для клиента. Если в компании используются разные реквизиты, в системе заводятся несколько сущностей. В новой CRM хотелось объединить эти данные так, чтобы остался всего один контрагент для выставления счетов, но с несколькими банковскими параметрами. Также заказчик хотел иметь возможность фильтровать счета по реквизитам.
Во-вторых, с нашей стороны нужно было зафиксировать временные параметры сущностей из Мегаплана (срок давности их заведения), которые мы планировали перенести в Битрикс24. Это помогло отсечь лишние данные во время импорта. Так, к примеру, по компаниям нужно было перенести информацию за один период, а по задачам — за другой. А часть информации, накопленной за 10 лет работы в Мегаплане, осталась в старой системе, так как копировать ее в новую CRM не было надобности.
В-третьих, мы организовали перенос данных в 2 фазы. Сначала импортировали все базовые данные, которые имеют статичный характер. К ним относятся компании, контакты, закрытые задачи, счета и прочее. Их мы забрали в Битрикс24 во время первой итерации. Новые наработки — новые сделки, новые счета и т.д. — перенесли уже после полной настройки Битрикс24 и подключения менеджеров.
Перенос данных по сущностям
Мы настроили скрипт для переноса Задач: с его помощью перенесли большую часть информации, а именно задачи актуальные для последних 5-ти лет. Остальные, более старые, по договоренности с заказчиком забирать в Битрикс24 не стали.
Во всех сущностях CRM, которые переносились в Битрикс24, было создано поле ID из Мегаплана. В нем прописан идентификатор, необходимый для связи задачи с сущностями CRM.
Кроме того, с помощью скрипта мы организовали импорт комментариев к задачам. В ходе доработки были перенесены комментарии с сохранением приложенных файлов и привязкой к датам и пользователям.
Аналогичным способом перенесли данные для сущностей Проекты, Сделки, Компании, Дела и Отпуска.
Также мы импортировали данные по сущности Счета. Стандартный модуль заказчику не подходил, так как по нему счета выставлялись только в валюте, которая является основной для счетов в настройках портала. Заказчику было нужно сделать иначе, чтобы валюта счета была равна валюте товара счета. Поэтому мы разработали новое направление Счета, теперь в нем ведется вся работа по выставлению счетов.
После этого, мы обогатили направление Счета в сделках для CRM Битрикс24 следующим образом: счет формируется из списка Состав сделки, который был наполнен в рамках переезда. В итоге для списка Состав сделки мы перенесли поля Название и Сумма, а также три дополнительных поля Единицы измерения, Количество и Налог.
Активити по извлечению информации из счетов
На данном этапе мы поставили цель подтягивать в CRM информацию по связанным счетам со сделкой. Для этого создали активити для бизнес-процесса над сделками, которое позволяет вытаскивать информацию из связанного счета и передавать ее в нужный отдел.
Пример: на стадии Исполнение договора менеджер выставляет счет клиенту. На его основании происходит автоматическая постановка задачи для бухгалтерии, она попадает на этап Отгрузка по договору. В рамках задачи бухгалтер составляет закрывающие документы, в том числе по информации из счетов.
Мы добавили строку с суммой в печатную форму, а еще добавили поле Плательщик, привязанное к компании.
Итог
Мы успешно завершили процесс переезда из системы Мегаплан в Битрикс24.
Одним из главных достоинств переноса было то, что мы смогли перенести только необходимые данные, с которыми сотрудникам требуется работать. Это Задачи, Проекты, Сделки, Компании, Дела и Отпуска. Такой подход позволил нам сохранить и перенести только самое важное, минимизируя время, усилия и бюджет клиента, затраченные на переход.
Кроме того, мы оптимизировали процесс выставления счетов.
Использование Битрикс24 позволило клиенту улучшить эффективность работы, оптимизировать процессы и повысить удовлетворенность руководителей, а также замотивированность сотрудников.
Задумываетесь о смене CRM-системы? Проконсультируйтесь по возможностям переезда в Битрикс24, позвонив по номеру +74951183918 или оставьте заявку на обратный звонок!
