В этой статье мы разобрали кейс с доработкой функционала Битрикс24 по управлению чатами. Решение, созданное для одного из наших клиентов, оказалось полезным для любого бизнеса с активными коммуникациями.
Так из этой доработки родилось приложение для коробочной версии Битрикс24 «Управление чатами», которое помогает навести порядок, сохранить конфиденциальность и оптимизировать работу сотрудников. Почитать подробнее и попробовать можно по ссылке https://marketplace.1c-bitrix.ru/solutions/deha.chats/ или по кнопке ниже:
Почему удаление чатов в Битрикс24 важно для бизнеса?
Чат в Битрикс24 — это рабочее пространство, в котором сотрудники активно переписываются, обмениваются файлами, создают задачи, обсуждают проекты. Однако с ростом количества чатов возникает проблема избыточной информации и безопасности данных.
Что происходит, если не контролировать чаты?
- Утечка данных — конфиденциальная информация может попасть не в те руки
- Информационный шум — старые сообщения перегружают систему и усложняют поиск нужной информации
- Хаос в коммуникации — неактуальные чаты сбивают с рабочего ритма
Ограничения привычного функционала чатов в Битрикс
Стандартно Битрикс24 не предоставляет возможности массового удаления чатов — их можно только скрыть:
Другой вариант — удалять каждое сообщение в чате по отдельности. Это удобно только в том случае, если сообщений не много. При этом в чате вместо самого сообщения появится надпись Сообщение удалено.
Единственный чат, который может быть удален — это Групповой чат. Он удаляется автоматически, как только его покинут все сотрудники.
Задача по удалению и очистке чатов в Битрикс24
Один из клиентов обратился к нам из-за невозможности контролировать своевременное удаление сообщений в чатах. Политика безопасности компании выдвигала следующие условия переписки сотрудников в мессенджере Битрикс:
- нельзя долго хранить историю в чатах — как личных, так и групповых
- необходимо периодически очищать историю переписки во всех действующих чатах
Основываясь на этих правилах, было решено доработать штатный функционал силами сотрудников компании ПУСК. Оптимальным вариантом, согласно представленному ТЗ, было добавление администратору портала возможности удалять чаты коллег, не выходя из своей учетной записи.
Основные требования к задаче были сформулированы следующим образом:
- Удаление всех чатов конкретного пользователя
- Удаление конкретного чата с пользователем
- Удаление закрытых чатов пользователя
- Очищение общего чата
Описанный механизм должен быть доступен только администратору в режиме ручной очистки, без заданного расписания. Оценив все нюансы доработки, и согласовав с клиентом предполагаемые трудозатраты, мы приступили к реализации.
Реализация массового удаления переписки
Мы согласовали внешний вид доработки с клиентом и встроили функцию управления чатами в главное меню Битрикс24 для быстрого перехода.
Интерфейс схож со стандартным табличным представлением Битрикс24, как, например, в диалогах Контакт-центра, что позволяет работать с ним в привычной обстановке, без путаницы и дополнительных усилий.
Табличное представление состоит из следующих полей:
- ID чата — уникальный номер, автоматически назначаемый в момент создания чата
- Дата создания — точное время создания чата, необходимое для фильтрации сообщений по давности. Долгое хранение переписки в компании запрещено
- Автор — имя сотрудника, создавшего чат
- Тип чата — признак, показывающий тип переписки, например «Один на один» или «Групповой чат»
- Объем вложенных файлов — суммарный размер всех файлов, переданных в чате
- Участники — список сотрудников, участвующих в чате
- Количество сообщений — общее число сообщений в чате
- Статус обработки — текущий статус обработки чата (например: Очистка)
Также для удобства поиска и систематизации чатов требовалось настроить фильтрацию по полям «Автор» и «Объем вложенных файлов».
Согласовав внешний вид доработки с клиентом, разработчики компании ПУСК создали инструмент, который помогает компании соблюдать политику безопасности и защитить данные от утечки.
Теперь администратор портала может в несколько кликов:
- Перейти в любой чат
- Отфильтровать список чатов по указанным позициям
- Очистить историю одного или нескольких чатов с выбором по дате, включая сегодняшнее число
- Удалить один или несколько чатов полностью
Контекстно в меню каждого чата назначены следующие возможности:
- Просмотреть – во всплывающем окне показан весь текущий чат
- Очистить историю по указанную дату
- Удалить чат полностью
Даже у пользователей небольших корпоративных порталов в личных сообщениях встречается информация, при утечке которой ущерб компании может исчисляться десятками тысяч рублей. С развитием информационных систем угрозы, исходящие как от сотрудников организаций, так и от случайных посетителей стали серьезными.
Описанная выше доработка поможет защитить компанию от непреднамеренного или умышленного выпуска частной информации в ненадежную среду
Если ваши требования к безопасности высоки, наша команда готова предложить индивидуальные условия обслуживания и разработать решение, соответствующее всем нуждам вашей компании.
Внедряйте приложение «Управление чатами» для Битрикс24, пройдя по ссылке или воспользуйтесь кнопкой ниже:
5 частых вопросов о массовом удалении сообщений в Битрикс24 с помощью модуля «Управление чатами»
Нет, функции удаления чатов доступны только администраторам, что исключает риск случайного удаления важной информации пользователями.
Да, за дополнительной информацией обращайтесь по телефону:
Да, наше решение позволяет администратору полностью очистить историю чатов, включая переписку всех участников, а не только у одного пользователя.
Да, возможно как ручное управление, так и настройка Регулярных заданий на удаление чатов по заданному условию
Да, можно отфильтровать чаты по дате создания, автору, типу переписки и объёму переданных файлов, что помогает быстро находить нужные диалоги.
За дополнительными вопросами и консультацией обращайтесь по телефону
