Как с помощью смарт-процессов Битрикс24 автоматизировать учёт оборудования

Вопрос, зачем проводить инвентаризацию оборудования, возникает во многих компаниях. Часто для этого нет выделенного сотрудника, а тратить ресурсы на сторонний учёт кажется излишним. Но бесконтрольность в учёте приводит к проблемам:

• потеря оборудования
• избыточные закупки или нехватка оснащения
• затянутая утилизация и ремонт
• неэффективное распределение оборудования между сотрудниками

Решение — автоматизация учёта оборудования в Битрикс24. Ранее мы рассказывали, как организовать инвентаризацию с использованием бизнес-процессов.
В данной статье рассмотрим технологию смарт-процессов с канбан-стадиями. Для быстрого доступа к карточке оснащения также будет создаваться QR-код, который генерируется автоматически. 

Задачи автоматизации учета оборудования

С ростом компании растёт и количество техники: ноутбуки, мониторы, системные блоки, гарнитура. Всё это нужно фиксировать, отслеживать и переиспользовать.

Цели учёта:

1. Своевременная фиксация поступления и списания оборудования
2. Эффективное распределение техники между сотрудниками
3. Быстрая замена неисправной техники (ремонт или утилизация и закупка нового оборудования)

Инвентаризация в Битрикс на смарт-процессах. Как мы это реализовали?

Для работы с оборудованием мы используем отдельный смарт-процесс в Битрикс24.

Полный доступ к нему получают только определённые пользователи — инвентаризаторы (это может быть системный администратор или выделенный сотрудник), которые контролируют учёт и движение техники, гарнитуры или мебели.

Каждое оборудование — это отдельная карточка с полным описанием: 

• Название — тип техники и модель
• Тип оборудования — ноутбук, монитор, гарнитура, внешний жесткий диск и т. д.
• Стоимость — цена за единицу
• Дата покупки — для контроля гарантийных сроков
• Ответственный сотрудник — текущий пользователь техники
• Серийный номер — уникальный идентификатор
• Основные характеристики — внешнее описание и технические параметры
• Дополнительная информация — комментарии и дополнительные пометки
• QR-код (ссылка на печать) — сгенерированное изображение для идентификации
• Параметр, фиксирующий факт нанесения QR-кода на оборудования

Настройка канбан-стадий 

Для управления жизненным циклом оборудования мы используем канбан-доску смарт-процесса, в которой каждая стадия отражает текущее состояние:

• В резерве — техника находится на складе и никем не используется
• Выдача сотруднику — процесс передачи оборудования в работу
• Закреплено за сотрудником — оборудование находится у конкретного пользователя
• В ремонте — временно изъято для планового или срочного обслуживания
• Списано в утиль — списано и ожидает утилизации
• Вернуть в резерв — отремонтировано и возвращается в резерв

Перемещение между стадиями происходит как вручную, так и автоматически (в зависимости от стадии). Каждое перемещение фиксируется в карточке инвентаря, что обеспечивает прозрачную историю использования оборудования, вплоть до его выхода из эксплуатации. 

Остановимся на автоматизации для каждой стадии подробнее.

Автоматизация движения карточек по канбану

Каждая стадия — это реальное состояние оборудования. Всё наглядно и просто.

1 стадия. В резерве (идентификация серым цветом)

На этой стадии фиксируется вся техника, которая лежит на складе и ждёт, пока её назначат какому-либо сотруднику. При этом:

• Каждая карточка оборудования с описанием, серийным номером и характеристиками заводится инвентаризатором. Карточки оборудования на данной стадии также видит только инвентаризатор
• QR-код создается автоматически, на основе тех данных, которые содержатся в карточке  
• Ссылка на сам QR-код для его печати фиксируется в карточке автоматически

Зачем нужен QR-код?
Он печатается и приклеивается к технике и при сканировании сотрудник сразу видит ключевые данные и актуальную привязку. QR можно быстро отсканировать как смартфоном, так и специальным сканером.

2 стадия. Выдача сотруднику (идентификация синим цветом)

На данной стадии происходит передача техники в работу. Инвентаризатор инициирует передачу оборудования сотруднику и передвигает карточку нужного элемента с первой стадии.

При этом QR-код к этому моменту обязательно должен быть распечатан и приклеен к технике, иначе передвинуть карточку дальше не получится.

Сотруднику, которому выдается техника, направляется задание на получение техники. Он может подтвердить получение оборудования или отказаться от техники.

Варианты исхода:

1. Подтверждение:
• Карточка автоматически переходит на стадию «Закреплено за сотрудником». Ответственный за оборудование в карточке меняется с инвентаризатора на сотрудника
• Сотрудник получает доступ к карточке своего оборудования в смарт-процессе. Он может просматривать карточку и сообщать из нее о неисправностях или запрашивать замену
2. Отказ:
• Ответственным за оборудование в карточке остается инвентаризатор
• Карточка возвращается на стадию «В резерве»

При этом, если сотрудник не подтвердил получение в течение 2 дней, ему приходит автоматическое напоминание.

3 стадия. Закреплено за сотрудником (идентификация зелёным цветом)

На этом этапе оборудование официально закреплено за конкретным сотрудником и используется им в работе. Если устройство требует ремонта, сотрудник может быстро создать заявку прямо со своей карточки оборудования.

Когда сотрудник инициировал заявку на ремонт оборудования возможно два сценария:

Параллельно система автоматически сообщает в служебный чат о поступлении новой заявки на ремонт:

Также инвентаризатору ставится еще одно задание: «Выдать замену» — он выбирает подходящее устройство из резерва и передаёт его сотруднику, чтобы работа не останавливалась. При этом для сотрудника, который отправил устройство в ремонт, автоматически запускается стандартный сценарий выдачи замены — подтверждение получения техники, автоматические переходы и смена ответственного.

Результат:
Сотрудник не простаивает без техники, видно, у кого устройство, где оно сейчас, и есть полный журнал истории — кто и когда получал, сколько раз ремонтировалось.

4 стадия. В ремонте (идентификация жёлтым цветом)

Эта стадия отражает процесс временного изъятия оборудования для обслуживания. Сюда попадает техника, по которой сотрудник подал заявку на ремонт и инвентаризатор её одобрил.

На этой стадии ответственным снова назначается инвентаризатор, который определяет, должно ли оборудование быть возвращено после ремонта в резерв или же утилизировано.

После окончания ремонта инвентаризатору нужно вынести решение по исходному устройству. Возможные сценарии:

Таким образом, данная стадия служит ключевым этапом принятия решений о дальнейшей судьбе оборудования после его обслуживания. Эта стадия также является точкой принятия решений, которые напрямую влияют на складские остатки, бюджет на обновление парка оборудования и качество внутренней ИТ-инфраструктуры.

5 стадия. Отправлено в утиль (идентификация красным цветом)

Стадия для оборудования, которое не подлежит восстановлению или экономически нецелесообразно ремонтировать.

Что происходит на этой стадии:

• Карточка сохраняет всю историю эксплуатации, чтобы впоследствии учесть этот актив в отчётах
• Инвентаризатор помечает технику как списанную, формирует необходимые документы и инициирует утилизацию

6 стадия. Вернуть в резерв (идентификация салатовым цветом)

Финальная успешная стадия, когда оборудование после ремонта готово к повторной эксплуатации.

Что происходит на этой стадии:

• Карточка автоматически возвращается на стадию «В резерве»
• Сохраняется полная история владения оборудованием и ремонтов
• Техника снова доступна для выдачи

Как формируется QR-код

Для каждого элемента смарт-процесса автоматически создаётся уникальная ссылка на карточку оборудования.
Бизнес-процесс формирует QR-код, прикрепляет его к карточке и сохраняет как изображение.

Далее картинку можно распечатать на самоклеящейся бумаге и разместить на устройстве для быстрой идентификации.

При сканировании QR любым смартфоном сотрудник открывает карточку оборудования в Битрикс24 (с предварительной авторизацией), видит характеристики и текущий статус техники.

Преимущества автоматизации учёта оборудования через смарт-процессы

Итог

С помощью смарт-процессов Битрикс24 вы получаете полностью автоматизированный учёт оборудования, прозрачный контроль, быстрый доступ к информации и минимизацию ошибок при управлении техникой.

Хотите внедрить такую систему в вашей компании? Оставьте заявку, наш консультант подготовит индивидуальное коммерческое предложение и рассчитает сроки внедрения под ваш объём техники.

Заказать демонстрацию процесса

Частые вопросы о смарт-процессе