Насколько часто к вашему бухгалтеру обращаются с вопросом «Сколько дней ежегодного отпуска у меня там уже накопилось?».
До сих пор отправляетесь за ответом в справку по остаткам отпусков в 1C? Или, что ещё хуже, смотрите в Excel или таблицах Google? Гораздо проще автоматически рассчитывать оставшиеся дни в Битрикс24! А еще лучше, чтобы сотрудник мог сам проверить количество доступных ему для отдыха дней в любой момент, не дёргая при этом бухгалтера или других сотрудников.
В данной статье расскажем, как с помощью автоматизации и штатных инструментов Битрикс24 можно создать простое решение по отслеживанию количества дней ежегодного отпуска, на которое имеет право сотрудник. Опишем реальный бизнес-процесс, который мы успешно внедряем нашим постоянным клиентам и используем сами.
По какому принципу накапливаются дни отпуска?
Согласно трудовому кодексу РФ (статья 114), каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Продолжительность такого отпуска составляет не менее 28 календарных дней (согласно статье 115 ТК РФ). Работник волен разделить отпуск на несколько частей, при условии, что одна из них будет длиться не менее 14 календарных дней.
Однако, чтобы претендовать на эти заветные 28 дней, сотрудник должен наработать так называемый отпускной стаж.
Отпускной стаж – это стаж работы, дающий право на получение и использование оплачиваемого отпуска. Для расчета количества доступных дней берется «рабочий год», то есть период, начинающийся с первого дня трудоустройства. При этом важно, чтобы стаж не прерывался. Соответственно, у каждого сотрудника своё количество доступных дней отпуска.
Количество оставшихся дней подлежит возмещению при увольнении работника
Система учета оставшихся дней отпуска сотрудников в Битрикс
Обращаться к бухгалтеру за информацией по отпускам не всегда удобно (особенно, если компания с большим количеством сотрудников в штате). В интернете представлены онлайн-калькуляторы по расчёту отпускных дней, однако они не всегда точны, особенно, если сотрудник не «отгулял» свой отпуск за 2 года*.
* согласно ТК РФ игнорировать отпуск более двух лет подряд запрещено
Для нас решение лежало на поверхности: прибегнуть к безграничным возможностям системы Битрикс24.
К планируемой функциональности сформировали ряд ключевых требований:
- Отсутствие необходимости обращаться всякий раз к 1С (и к отделу бухгалтерии)
- Возможность для каждого сотрудника в любой момент посмотреть количество доступных дней отпуска на текущую дату
В качестве способа реализации мы выбрали бизнес-процесс. За основу взяли стандартный, по согласованию отпусков:
Принцип работы расчета оставшихся дней отпуска в Битрикс24 прозрачен.
Сотрудник через запуск процесса из ленты Новостей запрашивает ежегодный отпуск, указав предполагаемую дату отсутствия. Система проверяет доступный остаток дней на текущий период и запускает процесс на согласование.
Количество доступных дней отпуска хранится в универсальном списке (для этого все значения одноразово заносятся в Битрикс из 1С).
Как работает автоматизация? Очень просто: бизнес-процесс рассчитывает количество запрашиваемых дней, проверяет по списку, согласно формуле: «Доступно дней отпуска» + «На согласовании».
Далее может быть два варианта развития событий:
- Если запрашиваемое количество дней отпуска доступно, то запускается стандартный бизнес-процесс на согласование, а сотруднику приходит уведомление об оставшихся днях отпуска на текущий год
- Если запрашиваемое количество дней отпуска не доступно, то бизнес-процесс прерывается, а сотруднику приходит уведомление о доступном остатке на текущий год
Преимущества использования автоматизации по расчету доступных дней отпуска в нашей компании дали о себе знать моментально:
- Каждому сотруднику известно точное количество дней отпуска на текущий момент
- Время отдела бухгалтерии сэкономлено и направлено на более первостепенные задачи
- Личные данные защищены. Чем меньше итераций совершает сотрудник и бухгалтер, тем меньше вероятность ошибки, совершенной из-за человеческого фактора
Дополнительно возможна реализация подсчета отпускных выплат, а также автоматическое уведомление или письмо, предупреждающее о чрезмерном количестве доступных дней отпуска (свыше 56). В Битрикс24 нет границ для автоматизации!
Подобный бизнес-процесс мы готовы реализовать и для сотрудников вашей компании! Просто позвоните нам по номеру
