Из-за введения режима пандемии часть предприятий отправляют своих сотрудников в досрочный или больничный отпуск. А часть бизнеса ушла на удаленную работу. 

• Сотрудники с опаской приходят в офис из-за угрозы распространения вируса.
• На рабочем месте занимаются не работой, а обсуждением новостей.
• Конкуренты один за другим сообщают о переводе бизнеса в онлайн режим или закрываются…

Как не потерять бизнес в условиях кризиса и выйти на новый уровень?

Что поможет менеджеру повысить самоорганизацию, а руководителю сохранить доходность предприятия и контроль над сотрудниками в условиях домашнего офиса? 

Ответим в статье на самые частые вопросы:

• Что нужно для перевода сотрудников на работу из дома?
• Каким правилам следовать сотруднику?
• Плюсы и минусы удаленной работы.
• Какие инструменты помогут в организации рабочего процесса?

Что нужно для перевода сотрудников на работу из дома?

Удаленная работа возможна при хорошем уровне самоорганизации, а также при соответствующем техническом оснащении. Вот минимальный чек-лист того, что потребуется любому офисному сотруднику при переходе на удаленку:

1. Компьютер или ноутбук. По возможности забрать и использовать тот, что был в офисе, т.к. на нем уже установлены и настроены необходимые программы, документы, доступы.
2. Интернет. Скорость передачи данных должна быть такой, чтобы корректно работал Skype или Zoom. Это позволит общаться по видеосвязи.
3. Дополнительное оборудование для связи: наушники, микрофон или гарнитура, камера при важности видео-контакта.
4. Удобное для работы место, где вам не будут мешать.
5. Единая среда для общения с коллегами, фиксации рабочего времени и выполненных задач. Мы рекомендуем использовать корпоративный портал Битрикс24, т.к. он помогает организовать работу удаленного сотрудника.

Четвертый пункт самый важный и сложный в реализации. Технические требования, как правило, уже у всех соответствуют минимально необходимым, а вот спокойно поработать в условиях общего карантина реально тяжело.

Каким правилам следовать сотруднику?

Если в вашей компании использовался регламент правил работы, то отказываться от него с переходом на новый режим не стоит. Внесите лишь небольшие корректировки, направленные на повышение самоорганизации сотрудников.

Приведем список рекомендаций, которые мы практикуем у себя при удаленной работе:

1. не воспринимать удаленку как отдых;
2. соблюдать распорядок рабочего дня;
3. фиксировать задачи и отмечать время на их выполнение;
4. использовать корпоративные каналы связи: чаты, почту, телефон;
5. не отвлекаться на посторонние дела, отключить уведомления из личных мессенджеров и соцсетей.

Меняется размещение специалистов, основная часть процессов переходит на альтернативные каналы исполнения. Прямой контакт с коллегами переводится в онлайн режим.

Специалисты по-прежнему выполняют свои должностные обязанности и контролируют работу на выделенном сегменте. 

Плюсы и минусы удаленной работы

Удаленная работа может быть как временным, так и постоянным решением для компаний. Дистанционный режим применяется на весь коллектив или лишь часть сотрудников. Как у любого решения здесь есть свои преимущества и недостатки.

Плюсы удаленной работы:

1. Выгодно. Для руководителя – можно не оплачивать аренду места, если это постоянная мера, а сотруднику не нужно тратить деньги на проезд.
2. Экономно. Не нужно тратить время на дорогу до офиса. Можно спать дольше и при этом не опоздать на работу.
3. Безопасно. Для здоровья своего и окружающих людей. В условиях повышенной вирусной нагрузки домашняя изоляция – хорошая мера профилактики.
4. Комфортно. Слушать любимую музыку без наушников или открыть на проветривание окно в любой момент.
5. Удобно. Сидеть за рабочим местом в уютной домашней одежде. Соблюдать дресс-код только на время встречи по видеосвязи.

Список каждый может продолжить для себя сам. Это общие моменты, которые благоприятно сказываются на рабочем процессе из дома. Отметим и негативные стороны.

Минусы перевода сотрудников на домашний офис:

1. Техническое обеспечение может подвести. Не у всех сотрудников будет возможность взять домой офисную технику или использовать свою. Интернет с хорошим качеством и скоростью передачи данных иногда не доступен. Могут возникнуть и сложности с телефонией – зона покрытия у части операторов в квартирах неполная.
2. Отсутствие физического контроля за сотрудником расслабляет. Распорядок дня нужно перестраивать.
3. Решение быстрых вопросов может затянуться. Особенно там, где требуется физический контакт, например, для подписания документов, обмена корреспонденцией.
4. Отсутствие условий дома для комфортной работы негативно скажутся на качестве и производительности сотрудника.
5. Дополнительные расходы на оборудование и программное обеспечение, которые могут понадобиться для организации работы.

Описанные выше минусы решаемы, но на них потребуется время и средства. Это те пункты, которые могут тормозить переход на удаленную работу. К ним нужно быть готовым как сотруднику, так и руководителю предприятия. 

Свяжитесь с нами для консультации

Какие инструменты помогут в организации процесса удаленной работы?

Если ранее вы не имели опыта работы вне вашего офиса, то вам будет сложнее, чем тем компаниям, которые базировались в разных городах. Непросто будет и организациям со штатом от 20 сотрудников, т.к. потребуется пересмотреть большую часть бизнес-процессов.

Но это легко поправить, если верно выбрать тактику работы и инструмент, который поможет и возьмет на себя основные процессы. Речь о корпоративном портале. 

Наша компания специализируется на внедрении Битрикс24 с 2016 года. Успешная практика проектов за 4 года свидетельствует о том, что это идеальный инструмент, который объединяет работу внутри компании между сотрудниками и вне офиса – с клиентами и партнерами по бизнесу. 

Корпоративный портал на базе Битрикс24 заменит большинство офлайн процессов, позволит построить комфортную среду для ведения бизнеса.

Расскажем коротко о ключевых инструментах для управления внутренней работой. 

Чат – внутрикорпоративная площадка для обмена сообщениями и файлами. Объединяет сотрудников, дает возможность быстро коммуницировать. Написать личное сообщение, создать группу для обсуждения деталей сделки можно из портала или через приложение на телефоне или десктопе.

Живая лента поможет:

• довести до коллег важные изменения в компании,
• провести голосование,
• создать календарное событие.

Задачи в Битрикс24 – инструмент для организации рабочего процесса. Подходит для индивидуальных работ и для коллективных процессов. В задачах можно установить срок и время на плановое выполнение, а также использовать таймер, чтобы отметить фактически затраченные на выполнение задачи часы.

Учет времени автоматически фиксирует начало и завершение работы сотрудника, что заменяет стандартный табель учета рабочего дня. Учет времени поднимает самодисциплину и предоставляет руководителю полную картину рабочего времени сотрудников.

Почта - привычный всем способ связи, который доступен из корпоративного портала. Не нужно переключаться между разными программами.

Мобильное приложение поможет в тех случаях, когда сотрудник не имеет доступа к компьютеру временно или на постоянной основе. Ключевой функционал для работы доступен из мобильной версии: чаты, задачи, диск с документами, календарь, живая лента, сотрудники.

Бизнес-процессы заменят хождение по кабинетам и сократят время на коммуникацию и визирование документов. Настраиваются один раз и используются для оформления отпусков, командировок, выдачи наличных и прочих регулярно-повторяющихся действий.

Мы перечислили инструменты, которые связывают удаленную работу коллектива. Средства, которые помогут вести вашего клиента до успешной сделки.

Для организации бизнеса становится не столь важно, где работают сотрудники – дома или в офисе. Главное – это результат: задача выполнена, клиенты довольны, коллеги и партнеры рады.

Работайте вместе на корпоративном портале над проектами и контролируйте их выполнение в указанные сроки. Подбирайте удобное время встречи в календаре. Общайтесь с коллегами быстро при помощи чатов и видеозвонков.  

Обращайтесь в нашу компанию, чтобы получить подробные инструкции по переводу сотрудников на удаленную работу. Организуем процесс ведения бизнеса на базе корпоративного портала Битрикс24.