Из-за введения режима пандемии часть предприятий отправляют своих сотрудников в досрочный или больничный отпуск. А часть бизнеса ушла на удаленную работу. 
- Сотрудники с опаской приходят в офис из-за угрозы распространения вируса.
- На рабочем месте занимаются не работой, а обсуждением новостей.
- Конкуренты один за другим сообщают о переводе бизнеса в онлайн режим или закрываются…
Как не потерять бизнес в условиях кризиса и выйти на новый уровень?
Что поможет менеджеру повысить самоорганизацию, а руководителю сохранить доходность предприятия и контроль над сотрудниками в условиях домашнего офиса?
Ответим в статье на самые частые вопросы:
- Что нужно для перевода сотрудников на работу из дома?
- Каким правилам следовать сотруднику?
- Плюсы и минусы удаленной работы.
- Какие инструменты помогут в организации рабочего процесса?
Что нужно для перевода сотрудников на работу из дома?
Удаленная работа возможна при хорошем уровне самоорганизации, а также при соответствующем техническом оснащении. Вот минимальный чек-лист того, что потребуется любому офисному сотруднику при переходе на удаленку:
- Компьютер или ноутбук. По возможности забрать и использовать тот, что был в офисе, т.к. на нем уже установлены и настроены необходимые программы, документы, доступы.
- Интернет. Скорость передачи данных должна быть такой, чтобы корректно работал Skype или Zoom. Это позволит общаться по видеосвязи.
- Дополнительное оборудование для связи: наушники, микрофон или гарнитура, камера при важности видео-контакта.
- Удобное для работы место, где вам не будут мешать.
- Единая среда для общения с коллегами, фиксации рабочего времени и выполненных задач. Мы рекомендуем использовать корпоративный портал Битрикс24, т.к. он помогает организовать работу удаленного сотрудника.
Четвертый пункт самый важный и сложный в реализации. Технические требования, как правило, уже у всех соответствуют минимально необходимым, а вот спокойно поработать в условиях общего карантина реально тяжело.
Каким правилам следовать сотруднику?
Если в вашей компании использовался регламент правил работы, то отказываться от него с переходом на новый режим не стоит. Внесите лишь небольшие корректировки, направленные на повышение самоорганизации сотрудников.
Приведем список рекомендаций, которые мы практикуем у себя при удаленной работе:
- не воспринимать удаленку как отдых;
- соблюдать распорядок рабочего дня;
- фиксировать задачи и отмечать время на их выполнение;
- использовать корпоративные каналы связи: чаты, почту, телефон;
- не отвлекаться на посторонние дела, отключить уведомления из личных мессенджеров и соцсетей.
Меняется размещение специалистов, основная часть процессов переходит на альтернативные каналы исполнения. Прямой контакт с коллегами переводится в онлайн режим.
Специалисты по-прежнему выполняют свои должностные обязанности и контролируют работу на выделенном сегменте.
Плюсы и минусы удаленной работы
Удаленная работа может быть как временным, так и постоянным решением для компаний. Дистанционный режим применяется на весь коллектив или лишь часть сотрудников. Как у любого решения здесь есть свои преимущества и недостатки.
Плюсы удаленной работы:
- Выгодно. Для руководителя – можно не оплачивать аренду места, если это постоянная мера, а сотруднику не нужно тратить деньги на проезд.
- Экономно. Не нужно тратить время на дорогу до офиса. Можно спать дольше и при этом не опоздать на работу.
- Безопасно. Для здоровья своего и окружающих людей. В условиях повышенной вирусной нагрузки домашняя изоляция – хорошая мера профилактики.
- Комфортно. Слушать любимую музыку без наушников или открыть на проветривание окно в любой момент.
- Удобно. Сидеть за рабочим местом в уютной домашней одежде. Соблюдать дресс-код только на время встречи по видеосвязи.
Список каждый может продолжить для себя сам. Это общие моменты, которые благоприятно сказываются на рабочем процессе из дома. Отметим и негативные стороны.
Минусы перевода сотрудников на домашний офис:
- Техническое обеспечение может подвести. Не у всех сотрудников будет возможность взять домой офисную технику или использовать свою. Интернет с хорошим качеством и скоростью передачи данных иногда не доступен. Могут возникнуть и сложности с телефонией – зона покрытия у части операторов в квартирах неполная.
- Отсутствие физического контроля за сотрудником расслабляет. Распорядок дня нужно перестраивать.
- Решение быстрых вопросов может затянуться. Особенно там, где требуется физический контакт, например, для подписания документов, обмена корреспонденцией.
- Отсутствие условий дома для комфортной работы негативно скажутся на качестве и производительности сотрудника.
- Дополнительные расходы на оборудование и программное обеспечение, которые могут понадобиться для организации работы.
Описанные выше минусы решаемы, но на них потребуется время и средства. Это те пункты, которые могут тормозить переход на удаленную работу. К ним нужно быть готовым как сотруднику, так и руководителю предприятия.
Свяжитесь с нами для консультации
Какие инструменты помогут в организации процесса удаленной работы?
Если ранее вы не имели опыта работы вне вашего офиса, то вам будет сложнее, чем тем компаниям, которые базировались в разных городах. Непросто будет и организациям со штатом от 20 сотрудников, т.к. потребуется пересмотреть большую часть бизнес-процессов.
Но это легко поправить, если верно выбрать тактику работы и инструмент, который поможет и возьмет на себя основные процессы. Речь о корпоративном портале.
Наша компания специализируется на внедрении Битрикс24 с 2016 года. Успешная практика проектов за 4 года свидетельствует о том, что это идеальный инструмент, который объединяет работу внутри компании между сотрудниками и вне офиса – с клиентами и партнерами по бизнесу.
Корпоративный портал на базе Битрикс24 заменит большинство офлайн процессов, позволит построить комфортную среду для ведения бизнеса.
Расскажем коротко о ключевых инструментах для управления внутренней работой.
Чат – внутрикорпоративная площадка для обмена сообщениями и файлами. Объединяет сотрудников, дает возможность быстро коммуницировать. Написать личное сообщение, создать группу для обсуждения деталей сделки можно из портала или через приложение на телефоне или десктопе.
Живая лента поможет:
- довести до коллег важные изменения в компании,
- провести голосование,
- создать календарное событие.
Задачи в Битрикс24 – инструмент для организации рабочего процесса. Подходит для индивидуальных работ и для коллективных процессов. В задачах можно установить срок и время на плановое выполнение, а также использовать таймер, чтобы отметить фактически затраченные на выполнение задачи часы.
Учет времени автоматически фиксирует начало и завершение работы сотрудника, что заменяет стандартный табель учета рабочего дня. Учет времени поднимает самодисциплину и предоставляет руководителю полную картину рабочего времени сотрудников.
Почта - привычный всем способ связи, который доступен из корпоративного портала. Не нужно переключаться между разными программами.
Мобильное приложение поможет в тех случаях, когда сотрудник не имеет доступа к компьютеру временно или на постоянной основе. Ключевой функционал для работы доступен из мобильной версии: чаты, задачи, диск с документами, календарь, живая лента, сотрудники.
Бизнес-процессы заменят хождение по кабинетам и сократят время на коммуникацию и визирование документов. Настраиваются один раз и используются для оформления отпусков, командировок, выдачи наличных и прочих регулярно-повторяющихся действий.
Мы перечислили инструменты, которые связывают удаленную работу коллектива. Средства, которые помогут вести вашего клиента до успешной сделки.
Для организации бизнеса становится не столь важно, где работают сотрудники – дома или в офисе. Главное – это результат: задача выполнена, клиенты довольны, коллеги и партнеры рады.
Работайте вместе на корпоративном портале над проектами и контролируйте их выполнение в указанные сроки. Подбирайте удобное время встречи в календаре. Общайтесь с коллегами быстро при помощи чатов и видеозвонков.
Обращайтесь в нашу компанию, чтобы получить подробные инструкции по переводу сотрудников на удаленную работу. Организуем процесс ведения бизнеса на базе корпоративного портала Битрикс24.
