Представьте, что в вашей компании есть единое хранилище ответов на часто задаваемые вопросы, в котором лежат все регламенты, чек-листы, готовые шаблоны и прочие документы. К этому хранилищу есть доступ у всех сотрудников, и им не надо каждый раз дергать своих коллег, чтобы найти нужную информацию. Разработчики Битрикс24 на основе этой идеи создали такую платформу — Базу знаний (далее БЗ), которую можно реализовать разными способами.
База знаний в Битрикс24
База знаний в Битрикс24 — это хранилище корпоративных данных, которое можно создать внутри вашего портала. После формирования Базу можно постоянно пополнять, а доступ к ней — регулировать. Для начала работы ничего дополнительно докупать не надо, поскольку конструктор БЗ доступен в штатном режиме.
В Базе обычно хранятся:
- документация компании
- регламенты
- чек-листы
- статьи
- обучающий контент
Не знаете с чего начать и какой способ организации БЗ подходит вам? Рассмотрим ниже все возможные варианты, чтобы помочь с выбором!
Варианты реализации БЗ в Битрикс24
Первый вариант — стандартная База знаний внутри портала. Чтобы ее создать, в левом меню перейдите в раздел База знаний → Создать Базу знаний.
Благодаря формату Базы в ней легко ориентироваться. Это решит проблему долгой адаптации сотрудников, а также повторяющихся вопросов от коллег. БЗ разрешит проблему утечки знаний после увольнения сотрудника.
Учтите, что количество создаваемых Баз неограниченно только для облачного Профессионального тарифа и коробочной версии. Для тарифа Бесплатный доступно создание 1 базы, для тарифа Базовый — 3 баз, для тарифа Стандартный —5 баз.
С помощью Умного поиска нужную информацию легко найти, будь то текст или ссылка на документ.
Реализовать компактную Базу сможет каждый сотрудник, ведь в инструментарии есть готовые шаблоны, которые сохраняют изменения в режиме реального времени. Отметим, что мгновенное сохранение правок доступно и для других инструментов Базы знаний. Добавлять и редактировать можно текст, картинки, видео, формы обратной связи и палитру БЗ.
В перспективе для удобства экстранет-пользователей БЗ можно будет разместить на домене bitrix24.wiki, а для ознакомления с ней не нужно заходить в Битрикс24. Однако эта функциональность пока не реализована
А для новых сотрудников приятным бонусом станет возможность добавления БЗ прямо в карточку клиента, где, например, будет информация о том, как вести сделку. Базы знаний отображаются как на ноутбуке, так и на планшетах и смартфонах. Все это позволяет быть мобильным и обучаться где угодно и когда угодно.
- Плюсы: удобный интерфейс, готовые блоки, легкость создания, встроенный поиск информации, доступность и бесплатность инструмента
- Минусы: доступ есть только у сотрудников и только на портале компании Битрикс24
Базы знаний необходимы для каждой компании, в которой появилась потребность в хранении документов, чек-листов, регламента организации либо создания локального Q&A раздела. Базу легко создать, администрировать, заполнять информацией — для этого не нужно иметь никаких навыков в программировании или дизайне.
Возможно, для некоторых будет минусом тот факт, что БЗ доступны только сотрудникам компании, но в этом есть и положительная сторона: конфиденциальная информация останется внутри организации.
Второй вариант хранения данных — База знаний в конструкторе сайтов. Чтобы ее создать, в левом меню перейдите в раздел Сайты и выберите опцию Создать сайт.
В таком формате БЗ станет доступной не только для представителей компании. Инструменты конструктора почти идентичны инструментам обычной Базы знаний, поэтому лендинг удастся построить без труда.
- Плюсы: публичная страница, которая индексируется в поисковике. Публичность страницы также настраивается
- Минусы: есть небольшие различия с конструктором внутренней БЗ. Инструмент постоянно дополняется, есть нестабильность в работе. Взаимодействовать с конструктором сайтов на постоянной основе пока проблематично из-за периодически возникающих багов
Таким образом, Битрикс24 предлагает альтернативу конфиденциальной Базе знаний — можно создать два идентичных хранилища информации для сотрудников и, например, для будущих коллег.
Третий вариант — создание Базы знаний с помощью приложений в Маркете.
До анонсирования вендором инструмента Базы знаний многие интеграторы предлагали свои решения. Для создания своего хранилища информации на портале пользователя Битрикс было достаточно скачать понравившееся приложение в Маркете.
- Плюсы: в каждом приложении есть свои дополнительные функции, например возможность создать тест внутри базы
- Минусы: многие приложения доступны только по подписке
Четвертый вариант — интеграция Битрикс24 с внешними Базами знаний.
Многие организации до внедрения в свою работу Битрикс24 уже могли использовать решения для создания собственной базы знаний. Такие сервисы как Confluence или Outline предоставляли для этого довольно обширный набор инструментов.
Совсем не обязательно после внедрения Б24 отказываться от привычных решений. Система позволяет настроить связь портала и внешней системы, например, сделать прямые ссылки из портала на нужные страницы Базы знаний стороннего разработчика.
- Плюсы: можно не переносить готовую БЗ на Битрикс24
- Минусы: подобный вариант может показаться удобным не всем пользователям системы
Битрикс24 позволяет интегрировать готовые Базы знаний, чтобы можно было сосредоточиться на важном, а не тратить время на перенос информации.
Заключение
Базы знаний в Битрикс24 — гибкий инструмент, который может быть обычной базой, лендингом или приложением из Маркета. Наличие разных форматов оформления Базы знаний дает возможность настраивать доступ, легко менять содержание, обновлять информацию — и все это не требует специальных навыков от автора.
Нужна помощь с созданием Базы знаний в Битрикс24? Рассмотрим ваш запрос и подберем лучший вариант реализации для компании!
