Релиз от 14 мая 2024 года преподнес владельцам системы Битрикс24 новый инструмент: Потоки в задачах.
В любой компании за день обрабатывается от десяти до нескольких тысяч процессов. И все они требуют четкой координации. Без отлаженной системы управления рабочие процессы начинают застаиваться, что приводит к скоплению задач. Нарушение сроков и снижение продуктивности в таком случае неизбежно. При этом проблемы часто остаются незамеченными до тех пор, пока работа не встанет полностью, вынуждая задуматься о необходимости срочных изменений.
Битрикс24 Потоки — уникальное решение, преображающее работу с задачами и увеличивающее продуктивность всей компании.
В данной статье разберемся, как работать с потоками и контролировать пул задач.
Как создать Поток в Битрикс24?
Начать работать с Потоками в Битрикс не сложно. Обладать навыками программирования для этого не нужно, достаточно разбираться в интерфейсе самой системы.
Для примера рассмотрим отдел маркетинга, которому и создадим свой поток задач. Переходим в раздел Задачи и Проекты → Потоки. Нажимаем кнопку Создать поток.
Заполняем основные разделы:
- Название, которое поможет коллегам без труда найти нужный поток
- Описание, которое позволит коллегам убедиться, что поток выбран верно
- Кто может добавлять задачи в поток, позволяющее указать перечень сотрудников, работающих с задачами в данном потоке
- Время на выполнение задачи, в часах, днях или месяцах
Далее нажимаем кнопку Продолжить и переходим к заполнению полей настроек Потока:
- Распределение задач, которое поможет автоматизировать распределение роли Ответственного для каждой задачи:
- По очереди. Новая задача в данном случае будет автоматически назначена на следующего выбранного заранее сотрудника в очереди
- Вручную. Задачи после постановки автоматически будут назначаться выбранному сотруднику. При этом он сможет делегировать задачу другому исполнителю
- Самостоятельно. Задачи самостоятельно сможет взять любой сотрудник по мере завершения работы над другими делами
- Разрешать исполнителю изменять крайний срок. Данный чек-бокс позволит сотрудникам менять дедлайн задач. Если смена срока выполнения задач может привести к определенным трудностям в работе других отделов, то включать данную опцию не стоит.
- Уведомлять исполнителя на половине срока. Данный чек-бокс уведомит сотрудника о том, что задача скоро будет просрочена (например, если время на выполнение задачи 8 дней, то уведомление появится через 4 дня).
- Отправлять на проверку постановщику. Данный чек-бокс вернет задачу, после ее завершения, постановщику на приемку.
- Выберите проект для работы с задачами. На данном этапе необходимо выбрать проект отдела, для которого создается Поток. Проект можно создать, если у отдела еще нет своего рабочего пространства. В рамках одного проекта может быть создано несколько потоков.
- Создавать задачи только по шаблону. Данный чек-бокс позволит выбрать шаблон задачи (или создать новый), в рамках которого сотрудники и будут работать.
Последний этап настройки Потока – вкладка Управление:
- Администратор потока. Данный пользователь, равно как и создатель потока, будет иметь доступ ко всем настройкам, а также будет получать уведомления о задачах.
- Уведомлять, если задач в очереди больше (число). Данный чек-бокс уведомит руководителя о том, что задач в очереди больше положенного количества
- Уведомлять, если задач в работе больше (число). Данный чек-бокс уведомит руководителя о том, что задача в работе больше положенного количества
- Уведомлять, если эффективность ниже (число). Данный чек-бокс уведомит руководителя о том, что эффективность по задачам снижена
Также скоро станет доступна BI-аналитика. Она позволит проанализировать загрузку отдела более детально, а также оценить объем работ по задачам.
После заполнения всех полей нажимаем кнопку Создать поток. Готово!
Как создать задачу в Потоке Битрикс24?
Чтобы создать задачу в Потоке Битрикс24, переходим в раздел Задачи и Проекты → Потоки. Находим нужный поток и нажимаем кнопку Создать задачу.
Далее заполняем необходимые поля: название задачи и ее описание. Если ранее вы включили чек-бокс Создавать задачи только по шаблону, то описание будет составить проще. Сроки и ответственные сотрудники проставлены автоматически (поменять их в режиме создания задачи нельзя).
Обратите внимание, что по каждому потоку доступна важная информация: сроки для выполнения задач, команда потока, проект потока, количество задач в очереди и в работе, а также эффективность команды.
Посмотреть сроки по списку задач можно, нажав на соответствующее поле Мои задачи:
Для удобства задачи можно выводить не только в виде списка, но и канбан-доски:
Сами задачи хранятся в соответствующем проекте, указанном при создании Потока, наряду с остальными задачами этого проекта. В нашем случае это Маркетинговый отдел, в котором было создано 2 потока:
В остальном логика работы с задачами остается прежней:
- Подключайте к решению задачи коллег
- Комментируйте и прикрепляйте файлы
- Настраивайте роботов
Как оценить эффективность в Потоках задач Битрикс24?
Потоки задач в Битрикс24 предоставляют руководителю компании удобный инструмент для оценивания эффективности работы отделов и компании в целом.
Достаточно зайти в раздел Потоки и одним взглядом оценить раздел Эффективность.
Эффективность показывает процент выполненных в срок задач. Если она ниже 100%, значит, какие-то задачи были просрочены, то есть завершены после крайнего срока.
Если так называемое бутылочное горлышко окрасилось в красный цвет, значит, ситуация требует вмешательства руководителя.
Обратите внимание, что если в задаче Постановщик и Исполнитель — это один и тот же человек, то просроченные задачи в Эффективности учитываться не будут!
Отделы, которым будут полезны Потоки в Битрикс24
Приведем пример, как тот или иной отдел сможет использовать Потоки в задачах:
- Административно-хозяйственный отдел: снабжение мебелью, ремонт оборудования, обслуживание электросетей
- Маркетинг: мониторинг актуальности информации на веб-ресурсах компании, анализ конкурентов, создание контента
- IT-отдел: установка программного обеспечения (в том числе специфического), предоставление прав доступа к Интернет-ресурсам
- Бухгалтерия: подготовка справок о доходах (2-НДФЛ), оформление больничных и отпусков
- Юристы: согласование договоров, подготовка ответов на судебные запросы
Таким образом, Битрикс24.Потоки — это удобный инновационный инструмент, который помогает находить узкие места в производстве (то самое «бутылочное горлышко», о котором мы писали выше), оптимизировать процессы и упрощать работу команды.
Остались вопросы по работе нового инструмента Битрикс24? Хотите автоматизировать работу своей компании быстро и качественно, а не заниматься сложными процессами самостоятельно? Мы готовы предложить решение!
Звоните
