Проект должен быть определен по времени и иметь разработанный финансовый план. Как часто вы не вписываетесь в рамки ранее запланированного бюджета и как производите расчёты? Сложно уследить за всеми денежными потоками, особенно если ваша компания работает одновременно по нескольким направлениям и проектам.
Боль руководителей проектов:
- Низкая точность при оценке затрат на реализацию.
- Сложность в оперативном проведении расчетов.
- Долгое согласование дополнительных расходов.
Чем крупнее бизнес, тем более прозрачными и удобными должны быть инструменты управления. Для понимания полной картины работы компании руководителю хочется иметь полную информацию о том, какая сейчас прибыль и расходы, сколько еще должно прийти денег по проекту. Ответы на все эти вопросы можно получить, доработав внутренний портал коробочной версии Битрикс24.
Для выполнения задачи бюджетирования проектов одного из наших клиентов мы сделали ряд доработок, которые позволили вести учет средств, заложенных на выполнение проекта через дополнительные параметры внутри Битрикс24.
Необходимо было решить проблемы:
- перерасход средств на выполнение задачи по проекту, которые не были первоначально учтены;
- согласование дополнительных трат уже по окончанию работ, что не всегда было корректно с точки зрения имеющихся договоренностей.
Нам требовалось связать ставку часа сотрудника с работами по задачам проекта. При этом добавить систему контроля учета списаний и минимального остатка средств по проекту.
Мы разделили решение поставленных задач на 3 этапа:
- Установка почасовой ставки сотрудника
- Обновление условий и настроек проекта
- Реализация бюджетирования
Почасовая ставка работы сотрудника
Для фиксации ставки нормо-часа по проекту использовали поле в карточке сотрудника.
Сумму ставки может изменить непосредственный руководитель. Данный показатель будет учитываться при расчете затрат на выполнение задач, связанных с проектом.
Обновление карточки проекта
Для фиксации бюджета использовали специальные поля в проекте с бюджетом и остатком средств. Данные поля заполняются при создании проекта и изначально равны друг другу.
Дополнительно реализовано обязательное условие, позволяющее изменять значение бюджета и остатка бюджета только руководителю проекта.
Настройка логики расчета бюджета
При списании конкретным сотрудником времени в рамках бюджета частично списываются средства, заложенные в проект. Изначально остаток равен первоначальному бюджету, далее он высчитывается по формуле, использующей почасовую ставку сотрудника и количество затраченных им часов в задачах проекта.
При исчерпании бюджета на установленный процент руководителю проекта отправляется письмо на электронную почту с извещением о том, что средства заканчиваются.
Получив такое письмо, ответственный за проект может принять решение о пополнении баланса. Выполняется это кликом по соответствующему полю, и внесением новой суммы в открывшемся окне.
Теперь остаток снова будет подсвечиваться зеленым цветом до следующего приближения к своему лимиту, в нашем случае это 25% от общего бюджета.
В результате мы получаем простой интуитивно-понятный инструмент для управления бюджетом проекта.
В режиме реального времени можно:
- отслеживать движение средств
- контролировать расход по всему проекту
- вносить изменения в структуру расходов
- анализировать полученные финансовые показатели
В каждом реализованном нами проекте заказчики просят организовать систему «под себя» с учетом специфики бизнеса. В коробочной версии продукта вариантов решений больше, чем для пользователей облачной версии. Перед покупкой Битрикс24 проконсультируйтесь со специалистом ПУСК для уточнения деталей возможной настройки. Телефон для связи:
