Компании, привлекающие к работе внешних участников, например логистов или курьеров, сталкиваются с проблемой фиксации их перемещений. Иногда от доставки зависит дальнейшее движение заказа или сделки. Ответственный за поставку менеджер должен быть уверен, что отправка уже в пути или поступила на нужный адрес.
Для отслеживания статуса заказа можно составить цепочку движения нашей сделки, например, используя канбан внутри Битрикс24. Дальше перемещать ее по стадиям, меняя ответственных и фиксируя дополнительные параметры. Однако данный сценарий будет работать, если все участники процесса используют CRM и разбираются в особенностях ведения сделки.
Что делать в тех случаях, когда у исполнителя есть только мобильный телефон и нет возможности работать с Битрикс24 через ПК? Тогда автоматизацию доставки можно реализовать с помощью отельного бизнес-процесса внутри портала и специального QR-кода. Участники движения сделки смогут менять ее статус без входа в CRM через мобильное приложение.
В статье расскажем о примере использования автоматического движения сделки внутри Битрикс24 в зависимости от перемещений внешних участников процесса.
Подобная доработка выполняется только в коробочной версии Битрикс24.Настройка поможет:
- сократить время на обработку доставки;
- отслеживать перемещение сделок;
- менять ответственных за этап.
Процесс отслеживания движения доставки от логиста до курьера
Кейс основан на примере работы реальной компании, которая занимается разработкой документации и поставкой ее клиенту.
Заказчик настройки обратился к нам с просьбой реализовать процесс отслеживания движения доставки от логиста до курьера и от курьера до клиента. При этом в схеме должны использоваться:
- QR-код, который автоматически генерируется по данным сделки.
- Мобильное приложение Битрикс24, которое считывает данные из пункта 1.
Логист получает заказ с параметрами доставки. Сканирует нанесенный на заказ QR-код с помощью телефона. Внутри Битрикс24 автоматически меняется ответственный за сделку менеджер на нашего логиста, а сама сделка переходит на стадию «забрал». Далее по той же схеме логист передает готовый заказ в логистическом центре логисту номер 2 с аналогичной сменой ответственного и обновлением стадии, а затем и курьеру.
В процессе участвует несколько параллельных воронок (основная для менеджера, отдельная для логиста и курьера) и сложная автоматизация через настройку бизнес-процессов на разных стадиях воронки:
Разбивка на несколько отдельных направлений обусловлена разграничением зон ответственности исполнителей процессов. Работа по заказу клиента начинается с одноименной воронки. Далее сделка дублируется на воронку создания документации, затем создается новая на воронке логистического направления. В завершение сделка пробрасывается на воронку курьерской доставки. Схема всего процесса выглядит следующим образом:
В каждом направлении работ своя стадийность и ограничения доступов. При этом на основной воронке заказа есть свои автоматические стадии, где ответственный менеджер просто следит за ходом реализации без деталей перемещения.
Особенности реализации печати QR-кода из Битрикс24
Печать QR-кода из Битрикс24 происходит на определенном направлении работы с заказом. Кнопка генерации бланка встроена в меню сделки направления Производство.
Как только заказ готов, ответственный за этап сотрудник распечатывает к нему сопроводительный лист с кодом. Информация для QR-кода берется из данных нашей сделки и содержит:
- Номер заявки клиента – номер сделки
- Адрес доставки
- Общую сумму заказа (по данным выбранных товаров)
- Стоимость доставки (в зависимости от категории адреса)
- Данные получателя (имя и телефон для связи)
- Дату поставки
Работа с QR-кодом из мобильного приложения Битрикс24
После того, как нашему заказу присвоен код и известны параметры доставки, он движется дальше и попадает на воронку логистического направления. Здесь уже ответственный за перемещение заказа использует не персональный компьютер, а свой мобильный телефон с установленным приложением Битрикс24.
Благодаря дополнению с нашей стороны, в него интегрирован специальный модуль для сканирования QR-кода:
Данный раздел запускает камеру телефона для считывания информации с бланка заказа. В Битрикс24 срабатывает автоматизация:
- распознает выполненные действия;
- сдвигает сделку на следующий этап;
- меняет ответственного – на логиста, активировавшего изменения.
Так внешние участники процесса управляют сделкой при помощи несложных действий через мобильное устройство, а менеджеры в офисе наблюдают за реализацией непосредственно в CRM Битрикс24. Руководство компании имеет доступ ко всем направлениям работ и, при необходимости, сможет проанализировать проблемный участок.
При проектировании подобных автоматизаций важно правильно распланировать последовательность действий и связей, а также задать роли для участников процесса. Рекомендуем выполнить настройку в два шага:QR-код – универсальный инструмент, который интегрируется в процессы, завязанные на Битрикс24. С их помощью можно также организовать учет оборудования для инвентаризации имущества компании.
- Разработать бизнес-процесс по нужному вам сценарию со всеми возможными вариациями работы. Данный участок выполняется с бизнес-аналитиком и по трудозатратам занимает 15 часов.
- Реализовать описанную в первом шаге схему на портале. По трудозатратам от 25 часов.
Схема работы с полученным решением проста для исполнителя и экономит время на сопровождении сделки.
Если вам понравилась описанная в нашем кейсе настройка, готовы повторить это решение на базе ваших процессов. Обращайтесь по контактам в ПУСК, чтобы получить бесплатную консультацию по автоматизации.
