Задачи - это один из главных инструментов планирования и регулирования деятельности сотрудников.
Постановка задач в Битрикс24 позволяет:
- Контролировать работу персонала: отслеживать занятость и продуктивность;
-
-
Управлять стадиями проекта;
-
Обсуждать продвижение задачи в комментариях;
-
Видеть общую картину работы организации;
-
Создавать регулярные задачи для сотрудников;
-
Ставить индивидуальные и групповые задачи, задавать сроки их исполнения;
Раздел Задачи связан с другим функционалом Битрикс24. Создание задач доступно из обсуждения в Живой ленте, для обмена файлами внутри задачи можно использовать Битрикс24. Диск, запланированные мероприятия могут отображаться в Календаре и т.д.
Как поставить задачу?
Найдите в основном меню вкладку Задачи и Проекты и нажмите кнопку «Добавить задачу».
Выполните основные настройки: введите название и описание задачи, определите роли сотрудников (постановщик, ответственный, соисполнитель и наблюдатель) и укажите крайний срок ее выполнения. Можно установить важность задачи, нажав на поле в верхнем правом углу.
В поле описания задачи вы можете прикрепить файл, ссылку, оформить текст как цитату, добавить напоминание или создать чек-лист.
Чек-лист – дополнительная функция, позволяющая настроить этапы выполнения задачи. Для фиксации проделанной работы пункты можно помечать как выполненные.
Нажав на вкладку Еще, вы можете установить ряд настроек, поставив галочки в нужных полях.
Чтобы прочесть детальное описание любой представленной опции, наведите курсор мыши на иконку со знаком вопроса.
Информацию о дополнительных настройках задач читайте чуть ниже.
Роли в задачах
- Постановщик – сотрудник, осуществляющий контроль над выполнением задачи. Постановщиком задачи автоматически становится ее создатель. При необходимости можно выбрать другого сотрудника из числа пользователей корпоративного портала.
- Ответственный – сотрудник, который назначается исполнителем задачи. Он может приглашать наблюдателей, а также менять статус задачи (в зависимости от настройки прав доступа).
- Соисполнитель назначается в том случае, если задача требует оказания помощи ответственному за ее выполнение. Соисполнители могут редактировать чек-лист, оставлять комментарии, отправлять ссылки на документы. Они могут помогать исполнителю или не вмешиваться в выполнение задачи, следя за процессом работы.
- Наблюдатель – сотрудник, не имеющий доступа к выполнению и результату работы, но имеющий право видеть статус задачи, наблюдать за ходом работы и оставлять свои комментарии. Обычно в наблюдатели ставят непосредственного руководителя - ответственного по задаче. Для автоматизации данной опции можно воспользоваться бесплатным Приложением Куратор от компании Пуск. Данная настройка исключает ситуацию, когда задачи ставятся сотруднику напрямую, а руководитель про них не знает и не может расставлять приоритеты.
Важно: постановщиком задачи или ответственным за нее может быть назначен только один сотрудник. Соисполнителей и наблюдателей может быть несколько.
Дополнительные настройки
Выберите опцию Дополнительно и выполните необходимые настройки для конкретной задачи.
-
Учет времени. Для срочных задач выставляется конкретная дата и время завершения;
-
Напомнить о задаче сообщением в бизнес-чат или письмом. Можно выбрать получателя и установить временные рамки;
-
Повторять задачу до определенной даты и времени;
-
Гант добавить предыдущую задачу для управления задачами и их планирования;
-
CRM выбрать лид,контакт,компанию,сделку, к которым относится задача;
-
Сделать подзадачей - присоединить к ранее созданной задаче;
-
Теги - касается задач, которые не относятся к проектам и рабочим группам;
-
Связанные задачи - выбор опции в случае, если задачи соотносятся по каким-либо признакам.
Не забудьте нажать кнопку «Поставить задачу».
Как создать задачу из Живой ленты?
Можно создавать задачи и вести учет по рабочему времени из обсуждений в Живой ленте.
Для этого выберите нужную запись, нажмите Еще под сообщением, а затем кликните «Создать задачу». Вы сразу же получите уведомление о создании задачи, а внизу сообщения появится соответствующая запись. Из нее можно перейти к созданной задаче и внести нужные корректировки - добавить срок, соисполнителей и другое.
Аналогично можно создать задачу из сообщения в чате:
В описании будет содержаться заголовок и текст сообщения из Живой ленты. Все документы и файлы, прикрепленные к сообщению, будут также отображаться в задаче.
Меню задач
Выберите в меню Задачи и Проекты. В верхней шапке страницы портала будут отображены вкладки, распределенные в соответствии с ролями задач.
-
Все – здесь отображаются все задачи, к которым вы относитесь или относились ранее.
-
Делаю – сотрудник является исполнителем задачи;
-
Помогаю – сотрудник назначен соисполнителем;
-
Поручил – задачи, где сотрудник является постановщиком;
-
Наблюдаю – сотрудник выбран наблюдателем.
В меню также есть вкладки, которые помогут вам быстро ориентироваться в задачах.
-
Проекты – здесь находятся задачи, которых касаются отдельных групп или проектов (например, экстранет-групп).
-
Канбан – он-лайн доска, на которой представлены все задачи в проектах или рабочих группах, показаны этапы работ. Для удобства пользования задачи можно самостоятельно распределять по стадиям.
-
Руковожу – опция позволяет видеть общую картину по отделу, а также наблюдать за задачами и исполнителями, которыми вы руководите.
-
Эффективность – данная вкладка показывает эффективность работы сотрудников с задачами, количество завершенных задач и комментариев к ним.
-
Приложения - инструмент для быстрого перехода на вкладку с доступными для скачивания приложениями, которые помогают работать с задачами.
-
-
Корзина – здесь хранятся все удаленные задачи. Их можно восстановить или окончательно удалить. Администратор портала имеет доступ к корзинам всех своих сотрудников.
По вкладке Еще вы можете выбрать следующие инструменты:
-
Отчеты – просмотр отчетов по задачам.
-
Занятость – планирование рабочего времени сотрудников.
-
Шаблоны – полезная функция Битрикс24 для постановки регулярных задач.
Можно настроить меню по своему усмотрению.
Следить за задачами можно с помощью списка задач, инструментов «Мой план» и «Гант». Можно настроить роботов для автоматизации задач.
-
Мой план – инструмент, позволяющий смотреть, устанавливать и редактировать стадии выполнения задач;
-
-
Гант – управление задачами и их планирование. Диаграмма Ганта показывает последовательность задач в проектах, их взаимосвязь, завершенные и незавершенные задачи, задачи с крайними сроками исполнения и без. С помощью Гант можно самостоятельно установить связи задач и отредактировать их по своему усмотрению.
Как создать шаблон задачи или повторяющуюся задачу?
Шаблоны задач
Шаблоны задач – функция для ускорения процесса работы с типовыми задачами. Она позволяет не создавать новую задачу каждый раз, не заполнять заново пункты для выполнения. Можно создать единый шаблон для задачи и при необходимости использовать его.
Для этого найдите в меню Задачи и Проекты > Еще > Шаблоны и нажмите кнопку «Добавить». Здесь же вы сможете увидеть ранее созданные шаблоны и отредактировать или удалить их.
В открывшейся вкладке вы можете создать новый шаблон задачи.
Заполните все поля по алгоритму, описанному в пункте «Как поставить задачу». Установленные параметры будут относиться ко всем будущим задачам, созданным по шаблону. Шаблон или любую отдельную задачу можно отредактировать.
Повторяющиеся задачи
Создание повторяющихся задач, например, написание ежедневных или еженедельных отчетов, можно автоматизировать, выполнив настройку по аналогии с созданием шаблона.
С помощью данного инструмента Битрикс24 задачи будут ставиться автоматически: вам не нужно каждый раз создавать новую задачу, расписывать ее содержание и распределять роли между сотрудниками.
Выберите в дополнительных настройках функцию «Сделать задачу регулярной» и установите дату, время, количество повторений, крайний срок. Созданный шаблон можно использовать регулярно. Его можно удалить или отредактировать. При генерации задачи на повтор рекомендуем заполнить все поля.
Задачи в Битрикс24 – многофункциональный инструмент, позволяющий видеть всю картину деятельности сотрудников, оценивать и контролировать эффективность работы компании в целом. Составляйте планы, заносите задачи в систему и фиксируйте время выполнения. Автоматизируйте процесс создания задач, почувствуйте удобство ведения малых и крупных проектов в Битрикс24. Настройте бизнес под себя!
В качестве дополнительного материала к статье смотрите видео с вебинара "Битрикс24: Задачи и проекты".
