Многотысячная база клиентов в CRM влечет за собой появление дубликатов – повторяющихся элементов в системе данных. Дубликаты возникают в Лидах, Контактах и в Компаниях, другими словами, в сущностях Битрикс24.
В Битрикс24 встроена опция Контроль дубликатов.
Заходим в CRM и выбираем нужную нам сущность, например, Лиды.
В правом углу нажимаем на значок шестеренки и выбираем Контроль дубликатов. Данная опция доступна только на коммерческих тарифах Битрикс24.
Обратите внимание, сотрудник увидит только те дубли, к которым он имеет доступ. Администратор же обладает полными правами портал.
Работа с дубликатами предполагает объединение и удаление данных. Если у пользователя нет права на удаление элементов в системе, то он не сможет воспользоваться поиском дублей. Этого пункта просто не будет в меню.
После перехода в раздел контроля дубликатов отмечаем нужные критерии поиска. Для каждой сущности CRM свой набор параметров, по которым выполняется контроль. Искать лучше по телефону и/или e-mail. Выбираем критерий и кликаем Найти дубликаты.
Как видно на примере, выводится список дубликатов. Далее напротив найденного контакта нажимаем на плюс, чтобы раскрыть содержимое. Это все повторяющиеся элементы, которые нашлись в Лидах по заданному параметру.
После этого выводится список по дубликату. В нашем примере найдено 15 совпадений по номеру телефона. Выбираем все найденные позиции или только нужную часть (выделяя галочками строки) и в конце списка определяем дальнейшее действие:
- объединить
- пропустить
При объединении дубликатов вся исходная информация о лиде останется и дополнится недостающими данными полей из найденных совпадений.
Дубликаты в CRM могут быть по ряду причин:
- ручное занесение данных в базу
- импорт данных из файла
- если вы разрешили в настройках системы создание дублей (например, частый сценарий – лиды из разных источников не объединять с существующими, а создавать новые)
Предупреждение выводится напротив того поля, где найдено повторение. Если менеджер в процессе введения информации в Лид, Контакт или Компанию проигнорирует это предупреждение, то далее при сохранении сущности вновь всплывет уведомление.
При импорте данных, например, из файла, так (аналогия – раздельно) же есть сценарий альтернативных действий с вносимой информацией. На третьем этапе можно будет выбрать, что делать с дубликатами.
По окончанию импорта можно скачать файл с найденными совпадениями.
Регулярная проверка CRM при помощи встроенного процесса Контроль дубликатов поможет:
1. избежать засорения базы одинаковыми сущностями;
2. сэкономить время на создание уже имеющегося в базе данных контакта;
3. решить проблему с разбросом информации о делах, сделках и счетах по всем сущностям в CRM.
Делайте объединение дублей только в том случае, если вы уверены в том, что найденные копии не пригодятся. Процесс необратим. Если требуется удалить большой массив данных, сделайте бэкап или выгрузите текущие данные в файл, чтобы при ошибке вернуться к исходной информации.
Помните, что некомпетентная работа с порталом приводит к потере данных, и как следствие – убыткам для вашего бизнеса.
Компания ПУСК регулярно подтверждает свои компетенции по Битрикс24, сдавая проекты разработчику продукта. Обращайтесь по контактам компании, мы подберем оптимальное решение ваших задач.
