Зачастую, стандартных представлений в разделе отчетов для компании, заинтересованной в прозрачности всех механизмов недостаточно.
Однако это легко поправить, если сделать доработку корпоративного портала. Тогда станет возможным использование не только типовых отчетов CRM, которые идут в поставке и не редактируются, но и расширенных.
Расширенные представления мы размещаем в разделе CRM – «Отчет (расширенный)».
Добавим новый отчет. Для этого нажмите соответствующую кнопку в открывшемся окне.
В разделе «Мои отчеты» нажмите «Создать отчет».
Для нового представления будут доступны следующие настройки:
-
Категория – «Пуск»: в этой категории находятся все пользовательские отчеты, разработанные нашей компанией.
-
Источник – доступны Лиды, Сделки, Дела. Именно по этим сущностям будут собираться данные по отчетам.
-
«Группировка по…» – данные можно сгруппировать по ответственному за выбранную сущность или по дате изменения. Этот параметр доступен не для всех типов представлений.
После выполненных настроек нажмите кнопку «Создать» для добавления нового виджета на страницу отчетов.
Рассмотрим настройку отчетов на конкретных примерах
Задача 1. Необходимо вывести данные по количеству сконвертированных, проигранных лидов и лидов в работе.
При создании отчета вводим название «Количество лидов», выбираем тип представления «Числовой блок». В настройках всех блоков выбираем категорию «Пуск», источник – «Лиды». В поле «Что считаем» выберите необходимое значение.
Также можно настроить цвет блока, нажав на кнопку в правом углу блока.
Пример настройки виджетов на скриншоте ниже.
При выводе данных получим следующее представление отчета по количеству сконвертированных, проигранных лидов и лидов в работе.
Задача 2. Необходимо вывести данные по количеству сделок в работе в соотношении с проигранными и успешными сделками по каждому менеджеру.
При создании отчета вводим название «Нагрузка по менеджерам», тип представления – «Сглаженный график».
В настройках отчета добавьте 2 блока данных (кнопка «добавить данные» под блоком). Для всех блоков выберите категорию «Пуск», источник – «Сделки», группировка по ответственному.
В первом блоке в поле «Что считаем» отметьте «Количество в работе», для второго «Количество успешных», для третьего «Количество проигранных».
Для того чтобы данные на графике различались, можете выбрать цвет для представления.
Пример настройки отчета и вывод данных представлены на скриншотах.
Задача 3. Настроить визуальное отображение данных по количеству успешных сделок по менеджеру (в соотношении с другими менеджерами).
При создании отчета введите название «Количество успешных», тип представления – круговая диаграмма.
В настройках виджета выберите категорию «Пуск», источник – «Сделки», группировка по ответственному, в поле «Что считаем» выберите пункт «Количество успешных».
Отчет отобразит количество закрытых сделок по сотрудникам.
Пример настройки отчета и вывода данных представлены на скриншоте
Отчет «План-факт»
Это самый популярный тип отчета для анализа выполненных целей. Для формирования отчета план-факт в Битрикс24 создается универсальный список, в котором план прописывается на каждого сотрудника. Например:
Иван Иванов- Сумма сделок – 300 000
-
Кол-во проданных товаров – 360
-
Отправлено писем – 100
-
Совершено звонков – 150
Эти критерии будут использоваться в отчете «План-факт».
Для отображения отчета план-факт, необходимо добавить в отчет специальный виджет. В настройках первого блока данных выбрать категорию «Пуск», источник «План», группировка по ответственному.
В первом поле необходимо выбрать параметр для подсчета значений – это те параметры, которые были прописаны в универсальном списке. Во втором поле «Что считаем» выбираем «План».
Добавим второй блок для отображения фактических значений, нажмите «добавить данные» под первым блоком. Категория – «Пуск», источник – «Сделки». Поле для расчета – выбираем поле из сделки, которое отобразит фактическое значение параметра, выбранного в первом блоке данных. Например, если в блоке «План» вы выбрали «Сумма сделок», то во втором блоке необходимо выбрать «Сумма». В поле «Что считаем» выбираем «Сумма значений поля». На скриншоте представлен пример настройки виджета
Как это работает? В представлении выводятся плановые и фактические показатели на каждого сотрудника: первое значение – плановое, которое определили для данного менеджера в универсальном списке, а второе – сумма значений выбранного поля во всех сделках, за которые данный менеджер является ответственным. В конце считается процентное соотношение этих показателей.
Пример вывода данных представлен на скриншоте.
Таким образом, видим желаемые данные не только по сотрудникам, но и в разрезе общей цели компании, что избавляет от выгрузки дополнительной информации и настройки отдельных отчетов в CRM.
Расширенные отчеты в CRM – еще один инструмент эффективной работы в системе Битрикс24, который настраивается под индивидуальные цели компании.
