Администрация Калужской области


Мы выиграли тендер на внедрение Автоматизированной Информационной системы для управления проектами в администрации Калужской области. 1000 служащих из различных ведомств будут удобно работать в самой современной системе Битрикс24, а в ближайшие несколько лет все служащие перейдут на единый инструмент взаимодействия и управления проектами.

Для управления проектной деятельностью в Битрикс24 были сделаны серьезные доработки, позволяющие организовать эффективную работу по проекту, которые составляют целый модуль.
За основу модуля «Управление проектной деятельностью» был взят модуль CRM в Битрикс24, а именно Сделки (далее Проекты).
Нашими основными задачами были:
• Разработка формы паспорта проекта
• Организация коммуникаций между участниками рабочей группы по проекту
• Хранение\передача файлов по проекту
• Вычисление статуса проекта в зависимости от параметров задач по этому проекту и по данным самого проекта
• Визуальное отображение статуса проекта и задач в интерфейсе
• Формирование сложных отчетов по проекту и связанным с ним задачам

Что нами было сделано для выполнения этих задач?
За основу формы паспорта проекта была взята карточка сделки: добавлены необходимые поля различных типов, а также настроен порядок этих полей в соответствии с нормативными документами по управлению проектами в администрации Калужской области.
В паспорте проекта в отдельных полях указываются участники проекта (руководящие должности и команда проекта). При сохранении проекта создается группа, связанная с этим проектом (переход из проекта в группу и обратно реализован в интерфейсе Битрикс24).

1.png

Также в эту группу автоматически добавляются пользователи, указанные в паспорте проекта, с учетом их роли в проекте (руководящие должности – модераторы группы, команда проекта – участники). Была настроена синхронизация задач между проектом (сделкой) и связанной группой.
Таким образом, мы обеспечили коммуникации рабочей группы по проекту и хранение\передачу файлов по проекту с помощью диска в группе.

Для ведения отчетности необходимо вычислить статус проекта (оценку риска проекта) по статусу связанных задач. Статус задачи определяется в зависимости от ее важности, сроков и допустимому отклонению по срокам, указанному в паспорте проекта. В то время как статус проекта определяется в зависимости от статуса самой «плохой» задачи. Была дана сложная логика вычисления статусов задач и проектов, но мы справились с этой задачей, а также реализовали визуальное отображение статуса задач и проектов в списках.

2.png

Для управления проектной деятельность необходимо формирование аналитических отчетов с возможностью выгрузки в Excel. Штатный механизм отчетов не подошел – формы отчетов не совпадают с формами, принятыми в нормативных документах. Наши разработчики с нуля создали отчеты, которые сразу формируются в .xlsx формате при нажатии на соответствующие кнопки в паспорте проекта. Один из отчетов подсчитывает задачи в соответствии с их статусом и на отдельных вкладках Excel файла собирает детальную информацию по каждому списку задач.