В Битрикс24 пользователей условно можно разделить на 4 группы:
- Сотрудники компании – все, кто участвует в структуре организации и имеет доступ к служебным данным.
- Экстранет – внешние пользователи, например: партнеры и подрядчики. Не участвуют в структуре компании и имеют доступ к ограниченному набору разделов портала.
- Приглашенные – все те участники, которым было отправлено приглашение на портал, но они его еще не приняли.
- Уволенные – здесь хранится список тех, кто когда-то входил в пункты 1 и 2, но потом был полностью отключен от доступа к порталу.
Из всех перечисленных типов пользователей наибольшим числом прав и гибкостью настройки доступов к разделам портала обладают сотрудники компании. Корректировать их права можно через оргструктуру и дополнительные меню настроек в некоторых разделах портала: задачах, CRM, CRM-маркетинге.
Приглашенные участники не могут попасть в ваш Битрикс24 до того момента, пока сами не примут отправленное им с портала приглашение. Это исключает авторизацию в систему посторонних лиц.
С уволенными ситуация обратная – им отключается доступ к порталу принудительно, как только их переключили в этот статус. Даже имея логин и пароль от своей учетной записи в используемой ранее системе, уволенный участник уже не сможет авторизоваться.
Экстранет-участник получает набор прав и доступов той группы или проекта, в которую он приглашен. Т.е. его возможности на портале определяются дополнительными настройками внешней группы (проекта). Подробнее об экстранет Битрикс24 читайте в отдельной статье.
Для совместной работы внутренних и внешних пользователей отлично подходит инструмент групп и проектов. Если группа предполагает внешних участников, то им достаточно авторизоваться на портале, с которого пришло приглашение, чтобы получить доступ к разделам, таким как:
- задачи;
- файлы;
- сообщения;
- встречи.
В статье остановимся подробнее на сценарии, когда штатного ограничения прав и доступов для экстранет-участника недостаточно – нужен более гибкий инструмент настройки. Разберем, как можно отредактировать личный кабинет внешнего участника портала Битрикс24 в коробочной версии, чтобы было:
- безопасно для собственника портала;
- удобно для приглашенного пользователя.
Сайт экстранет для внешних пользователей портала
Доработка страницы для внешнего участника портала Битрикс24 начинается с этапа формирования требований. Важно сразу продумать сценарий использования сайта корпоративного портала приглашенным пользователем. Потребуется решить, какие участки нужно от него закрыть полностью, а какие оптимизировать лишь частично.
Разберем реальный пример доработки личного кабинета экстранет-участника, который мы выполнили на своем портале ПУСК.
Для реализации задач наших клиентов мы используем канбан-доску группы с внешними участниками под названием «Производство». У нас нет деления на проекты – мы объединили все задачи в одну потоковую систему. Подробнее о методе читайте по ссылке.
Сотрудники нашей компании видят задачи текущих проектов по всем клиентам. Эти задачи видят и заказчики, но уже не все, а только своей компании. Это реализовано за счет доработок по двум направлениям:
- автоматизации в задачах;
- правки личного кабинета участника группы.
Задачи привязываются к проекту через штатный инструмент добавления CRM-элемента. Компания становится идентификатором и связующим звеном остальных заданий от заказчика. Этот элемент также определяет доступ к содержимому нашей производственной доски – регулирует действия, доступные для каждой роли пользователя на портале.
Дальше срабатывает настроенная нами автоматизация, которая проставляет тег в задачу для удобной фильтрации, и добавляет в наблюдатели этой задачи куратора со стороны клиента. Список представителей компании-заказчика хранится в карточке CRM:
Таким образом, куратор попадает в задачу и, соответственно, становится ее участником: может видеть ход выполнения его задания и оставлять комментарии и вопросы исполнителю.
Мы не могли оставить штатными настройки видимости задач для нашей группы, т.к. в ней были все наши клиенты – показывать данные чужих проектов никто не собирался. Перед тем, как объединить задачи на одной доске, мы тщательно поработали над правами доступа наших экстранетов, убрав лишнюю и не относящуюся к их проекту информацию.
Ограничения для внешних пользователей внутри Битрикс24
После сделанных доработок личный кабинет экстранет-участника выглядит следующим образом:
При авторизации на портале ПУСК клиент попадает в раздел с задачами группы «Производства». Он видит канбан-доску со стадиями для движения заданий, а также свои задачи, если таковые уже есть в работе по его компании. Если задач нет – то доска будет пустой – экстранет не имеет возможности посмотреть задания других наших клиентов, несмотря на то, что находится с ними в одной рабочей группе. Как мы этого добились?
Для начала определили, что основным рабочим полем экстранет-участника будет раздел Задач в представлении Канбан. Далее отредактировали набор действий, который будет им доступен.
Наши экстранет-пользователи могут создавать задачи во внешней группе и при этом:
- назначать проект;
- добавлять напоминание о задаче;
- делать задачу регулярной;
- добавлять предшествующую задачу;
- делать подзадачи;
- добавлять теги;
- добавлять связанные задачи;
- добавлять чек-листы;
- делегировать задачу;
- отмечать время, затраченное на выполнение, вручную;
- добавлять комментарии.
Также мы оставили возможность создавать личные задачи на нашем портале – без привязки к группе (проекту) и просматривать все задачи в разном представлении: список, мой план, календарь, гант:
Без изменений оставили работу с личным профилем.
Для обеспечения безопасности данных портала и других участников группы исключили у экстранетов:
- переход в разделы меню портала, доступные штатно для внешних участников: Новости, Диск, Чат;
- просмотр задач других участников группы (за исключением тех, в которых экстранет-пользователь имеет какую-то роль);
- просмотр профиля других участников группы.
Урезанный интерфейс помогает новым пользователям системы не запутаться в разделах портала. Теперь экстранет может сконцентрироваться на главном инструменте – задачах проекта, а ограничение доступа обеспечит конфиденциальность информации других участников группы.
Для всех приглашенных на портал ПУСК внешних участников мы разработали специальную инструкцию экстранет-пользователя. Она помогает нашим клиентам сориентироваться в настроенных процессах системы.
У нас в планах добавить в меню переход на отдельную страницу с отчетами, где пользователь в режиме реального времени сам сможет:
- посмотреть данные по закрытым задачам своей компании специалистами нашего производства;
- получить детализацию по типам выполненных работ для его Битрикс24;
- выгрузить информацию по проекту в excel за настраиваемый период времени.
Пока инструмент отчетности есть только для сотрудников ПУСК – мы собираем данные с портала за счет сквозной привязки Компании и доработок, связанных с типизацией задач. Дашборд со статистикой по клиенту мы используем в качестве дополнительного элемента контроля выработки по заказчику. Привязанные к конкретной компании задачи и часы собираются в отчет с цифрами, которые можно прокликать и выгрузить в excel для дальнейшего анализа.
Встроенный нами фильтр помогает выбрать нужный для просмотра сегмент:
Доработки коробочной версии Битрикс24 под логику работы с внешними участниками системы наладят работу с вашими партнерами, субподрядчиками и заказчиками, обеспечив:
- Улучшенную навигацию экстранет-пользователей по порталу. Это позволит быстрее освоиться на новой для них площадке и начать эффективнее работать по вашим совместным проектам.
- Защиту ваших данных и других участников Битрикс24 от утечки конфиденциальной информации и непрофильной работы с элементами портала.
Готовы повторить описанное решение. Пришлите запрос с описанием сценария доработки для участников вашего портала на нашу почту zakaz@i-pusk.ru или свяжитесь с менеджером по номеру +7 (495) 118-39-18. Мы подготовим расчет стоимости и сроков реализации внесения изменений в стандартный набор прав и доступов для пользователей вашего портала Битрикс24.
