К нам обратилась компания, которая предоставляет московским предпринимателям финансовую и нефинансовую поддержку в рамках ИС РПП.
ИС РПП или Информационная система развития предпринимательства и промышленности — система, в которой ведется учет, контроль и анализ состояния разных сфер бизнеса в Москве. Инновации, промышленность, инвестиции — все включено в реестры, процесс сбора информации по ним автоматизирован. Участвуя в этой системе, предприниматели могут претендовать на субсидии из бюджета Москвы.
Причиной обращения стал переезд из BPMSoft (Terrasoft Creatio) в Битрикс24. В прежней CRM была интеграция с ИС РПП, но после переезда сотрудники столкнулись с проблемой, когда рабочие дела пришлось вести в разных системах. Нужно было вручную переносить данные по заявкам из одной в другую — а это неудобно и долго. Хотелось вернуть привычный функционал. Поэтому было принято решение перенести все рабочие процессы в Битрикс24 и интегрировать в новую CRM, в том числе ИС РПП.
Интеграция позволила упростить работу менеджеров с заявками. Доработка позволяет автоматизировать сложный процесс движения заявки в нескольких системах одновременно: в специализированной системе ИС РПП, в Битрикс24 для сотрудника, а также личном кабинете пользователя.
Что мы сделали
Прежде чем приступить к интеграции, мы разобрались во всех бизнес-процессах систем, которые нужно было автоматизировать. Вместе с заказчиком продумали логику коммуникации, она получилась следующей:
-
Заявитель (он же пользователь или предприниматель) оставляет заявку на одном из специальных сайтов на оказание услуги или получение поддержки.
-
С этого сайта заявка направляется в ИС РПП и регистрируется в системе.
-
Она отображается в личном кабинете заявителя и попадает в воронку, прикрепленную к менеджеру (как, например, на Госуслугах).
-
Из личного кабинета пользователя заявка автоматически дублируется в Битрикс24, ведь все базы, заявки и коммуникации менеджеры ведут там. Без интеграции они были бы вынуждены делать это вручную.
Интерфейс воронки заявок в ИС РПП понятный и удобный, он похож на воронки в Битрикс24. Поэтому мы составили план действий и приступили к интеграции.
Кабинет ИС РПП, куда попадают заявки.
Карточка заявки, воронка стадий заявки
Воронка заявок и их продвижение по стадиям
Расскажем, как сотрудники компании получают заявки.
Благодаря интеграции все заявки, отправленные в ИС РПП, передаются в том же виде в воронку Прямые услуги в Битрикс24. В Битрикс24 автоматически появляется Сделка с уникальным ID. Это главное поле, с помощью которого в дальнейшем будут отправляться REST-запросы в ИС РПП для автоматического передвижения в ней заявки по статусам.
Заявка полученная из ИС РПП автоматом попадает на стадию Заявка зарегистрирована.
Стадии Сделки в Битрикс24
Как вы можете видеть на скриншоте, стадии Заявка зарегистрирована предшествуют 4-ре другие стадии. Они созданы для того, чтобы менеджер вручную оформлял заявки и так же вручную двигал их.
Важно: сотрудник подтверждает заявку у себя в Битрикс24, либо отправляет ее на уточнение, переводя в статус Запрос доп. информации в том случае, когда, например, не хватает информации от заявителя. Тогда в ЛК последнего приходит сообщение о том, что с его заявкой что-то не так и ее нужно переделать.
Всего мы настроили 16 стадий сделок (за исключением 4-рех для менеджера), которые отображают прогресс по заявке. Это:
Заявка зарегистрирована → На проверке → Запрос сведений по МВ направлен → Сведения на запрос по МВ получены → Дополнительный запрос → Дополнительные документы получены от заявителя → В работе → Назначена Комиссия → Резерв → Одобрено комиссией → Штрафные санкции → Штраф оплачен → Подготовка Акта → Акт направлен заявителю → Услуга оказана → Завершен.
Переход заявок по стадиям
Кроме смены стадий мы настроили переход заявки по статусам таким же образом, как это было реализовано в ИС РПП.
Статусы заявки. Серые поля вручную запрещено редактировать и переносить, белые поля можно редактировать и двигать.
В компании клиента есть строгий сценарий обработки заявок. Поэтому нам было важно оставить синхронизацию статусов в том же виде, в каком они присутствуют в системе ИС РПП. Мы ограничили переход по статусам в соответствии с ТЗ и сделали так, что заявка движется по ним только вперед и в определенной последовательности. В Битрикс24 мы полностью повторили логику передвижения заявки, как это работает в ИС РПП.
Что получилось: если сотрудник попробует перенести заявку из статуса Заявка зарегистрирована (серое поле) на статус В работе (тоже серое поле), система выдаст сообщение об ошибке. А статус заявки останется прежним.
Как видно на скриншоте выше, некоторые стадии могут потребовать проверку данных для перехода на другой статус. Белые поля означают то, что переход на статус можно сделать вручную после проверки информации сотрудником. Или по API личного кабинета при заполнении пользователем дополнительных данных.
Большая часть статусов в Битрикс24 соответствует статусам в системе ИС РПП. Некоторые мы сделали более подробными. При переходе в CRM заявки на новый статус в ИС РПП отправляется запрос, который актуализирует данные по заявке и присваивает ей соответствующий статус.
Соответствие статусов воронок ИС РПП и Битрикс24
Финальных статусов для заявок два: Услуга оказана, либо Закрыта — отказ в предоставлении услуги.
Настройка электронной подписи
Мы настроили удаленнуюподпись документов так: если заявка была одобрена, через бизнес-процесс автоматически заполняется шаблон Акта по данным, которые есть в Сделке Битрикс24.
Далее сотруднику необходимо подписать полученный файл Акта своей электронно-цифровой подписью — для этого он выбирает файл и нажимает кнопку Подписать. В базовых настройках CRM такой функции нет, это наша разработка.
В выпадающем меню наша доработка — кнопка Подписать
Кнопка появляется только для шаблона акта, для других шаблонов она не отображается.
Чтобы удаленно подписать документ, у сотрудника должна быть установлена программа КриптоПро и дополнительные плагины для браузера.
После нажатия кнопки Подписать у менеджера в Битрикс24 появляется несколько сертификатов. Он выбирает нужный и подписывает акт.
Сертификаты для электронной подписи в Битрикс24
После подписания сотрудник видит подпись в текстовом виде в Файлах и примечаниях.
В Битрикс24 появилась информация о подписанном документе
Менеджер меняет статус заявки в CRM на Акт направлен. Файл с готовой подписью автоматически направляется в ИС РПП, а оттуда попадает в Личный кабинет пользователя.
Подписанный Акт в Личном кабинете ИС РПП
На последнем завершающем шаге, когда пользователь ставит электронную подпись на документ в личном кабинете пользователя и документ автоматически отправляется в CRM-систему, статус Сделки меняется на Услуга оказана.
Отчет по заявкам
Важным промежуточным этапом стала подготовка отчетов для ранжирования поданных заявок. Отчеты формируются менеджером в CRM по тем заявкам в Битрикс24, по которым назначена комиссия. Это excel-файл, содержащий ключевые показатели по каждой заявке – опираясь на них комиссия будет принимать решение по ее одобрению, отклонению или постановки в резерв.
Результаты
После интеграции и последующих настроек сотрудники компании работают в едином окне, не переключаясь между системами. Это заметно экономит время, ведь им больше не нужно вручную переносить данные из ИС РПП в Битрикс24. При этом интеграция минимизирует риск потери данных.
Также, была реализована возможность электронно-цифровой подписи документов, что позволило организовать удаленный обмен документами.
Дополнительно был разработан отчет ранжирования который содержит информацию по ключевым показателям рассматриваемых заявок для быстрого принятия решения по ним на комиссии.
Итоги
Мы показали пример интеграции двух систем ИС РПП и Битрикс24 с получением и передачей данных из одной системы в другую на примере автоматического движения по статусам заявок в направлении Прямые услуги. На этом наше сотрудничество с компанией не заканчивается. На следующем этапе работ у нас запланировано масштабирование — мы будем расширять данную интеграцию, на другие оказываемые компанией услуги.
Поможем внедрить интеграции любой сложности с последующими доработками. Звоните по номеру +74951183918 или отправьте заявку для бесплатной консультации.
